Ihre Kontaktlisten aktuell zu halten, ist eine der wirksamsten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen. Mit der Zeit hören manche Abonnenten auf, Ihre E-Mails zu öffnen, oder ändern ihre Adresse vollständig. Wenn Sie weiterhin Nachrichten an diese „nicht engagierten" Kontakte senden, könnten E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Outlook Sie als Absender minderer Qualität einstufen – was Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ihre aktiven Empfänger zu erreichen.
Eine regelmäßige Bereinigung Ihrer Liste erlaubt es Ihnen, Ihre Energie und Ihr Budget auf jene Menschen zu konzentrieren, die tatsächlich von Ihnen hören möchten. Diese Praxis ist eine Voraussetzung dafür, eine hohe Absenderreputation aufrechtzuerhalten und dauerhaft erfolgreiche E-Mail Kampagnen zu realisieren.
Anders als bei Abmeldungen oder Hard Bounces müssen Sie nicht engagierte Kontakte manuell identifizieren und ausschließen, um Ihre Absenderreputation zu schützen. Eine ausführlichere Betrachtung, warum dies wichtig ist, finden Sie unter „So verbessern Sie die E-Mail-Zustellbarkeit".
Stellen Sie sich Ihre Absenderreputation wie einen Kredit-Score vor. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail an eine nicht existierende Adresse oder eine „Spam-Falle" senden, sinkt Ihr Score.
Zustellbarkeit: Große Anbieter (Gmail, Outlook, Yahoo) verfolgen das Engagement. Öffnen die Empfänger Ihre Mails nicht, werden diese zunehmend in den Spam-Ordner geleitet.
Domain-Gesundheit: Hohe Bounce-Raten können dazu führen, dass Ihre Domain auf einer Blacklist landet – und dann kommen selbst Ihre persönlichen Geschäftsmails nicht mehr durch.
Die Logik hinter der Listenbereinigung basiert darauf, konkrete „Engagement"-Parameter festzulegen, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Sie nutzen Filter, um diese Kontakte zu gruppieren, und entscheiden dann, ob Sie versuchen, sie zurückzugewinnen, oder ob Sie sie auf eine „Blocklist" setzen.
Bevor Sie Ihre Liste bereinigen können, müssen Sie festlegen, wer als „nicht engagiert" gilt oder Teil Ihrer „Blocklist" sein soll. In Positive User sind dies keine automatischen Kategorien – es handelt sich um Listen, die Ihr Team erstellt und verwaltet.
Was sind nicht engagierte Kontakte?
Das sind Abonnenten, die technisch gesehen noch E-Mails empfangen können, aber Ihre Inhalte seit Langem nicht mehr geöffnet oder angeklickt haben. Wir empfehlen, folgende Parameter zu ihrer Filterung zu verwenden:
Datum der letzten E-Mail-Öffnung: Vor mehr als x Monaten.
Datum des letzten E-Mail-Klicks: Vor mehr als x Monaten.
Den Zeitraum müssen Sie entsprechend Ihrer Branche und der Frequenz Ihrer E-Mail-Zustellungen definieren.
Was ist eine „Blocklist"?
Dies ist ein dediziertes Segment, das Sie erstellen, um Kontakte aufzunehmen, an die Sie keine E-Mails mehr senden möchten – z. B. generische Adressen (admin@, info@) oder solche, die von Drittanbieter-Tools als riskant eingestuft wurden.
Aktivitätsbasierte Filterung: Identifizieren Sie Kontakte anhand ihrer letzten Interaktion.
Datum der letzten E-Mail-Öffnung: Vor mehr als x Monaten.
Datum des letzten E-Mail-Klicks: Vor mehr als x Monaten.
Suche nach generischen Adressen: Finden Sie Adressen wie „info@", „test@" oder „no-reply@", die häufig zu geringem Engagement führen.
Diese Elemente können sich je nach Branche und Unternehmensart unterscheiden.
Sie können auch nach E-Mail-Adressen mit Tippfehlern wie „gmal.com" suchen.
Automatisierte Verifizierung: Nutzen Sie die Bouncer-Integration, um nach „unzustellbaren" oder „riskanten" Adressen zu suchen.
Verbinden Sie Ihr Bouncer-Konto mit Positive User über Ihren API-Schlüssel, den Sie unter „Workspace Einstellungen" → „API & Integrations" → „Public API" finden. Erstellen Sie einen neuen, dedizierten API-Schlüssel (für diese spezifische Integration).
Bouncer scannt Ihre Kontakte und markiert „unzustellbare" oder „riskante" Adressen.
Sobald der Scan abgeschlossen ist, importieren Sie diese Kontakte direkt in Ihre „Blocklist" in Positive User.
MX-Validierung: Verfügt eine Domain (wie @company.com) über keinen gültigen MX-Eintrag, kann diese Domain gar keine E-Mails empfangen. Positive User führt diese Prüfung automatisch für jede E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank durch.
In der Anwendung gibt es dafür ein dediziertes Attribut „mx valid".
Wir raten dringend davon ab, Datenbanken zu kaufen! Diese enthalten in der Regel „Spam-Fallen" – E-Mails, die von Providern eingesetzt werden, um schlechte Absender zu enttarnen.
Alle uninteressanten E-Mail-Adressen können aus der Datenbank entfernt werden, da sie für den E-Mail-Versand ohnehin nie genutzt werden. Sie können sie im Bereich „Data" → „Contacts" herausfiltern und über die Option „Manage" → „Delete contacts" löschen.
Zunächst müssen Sie ein Segment inaktiver Kontakte erstellen (die Ihre E-Mails zwar noch empfangen können, sie aber nicht öffnen).
Gehen Sie in den Bereich „Data" → „Contacts" und wenden Sie den zuvor im Artikel beschriebenen Filter an.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „New segment" und erstellen Sie Ihr Blocklist-Segment „Dormant". Der Vorteil des Segments: Sie müssen keine neuen Kontakte manuell hinzufügen – es wird automatisch aktualisiert.
Nun können Sie diese Kontakte aus Ihren regulären E-Mail Kampagnen ausschließen.
Um den Prozess zu vereinfachen, können Sie ein spezielles Segment erstellen, das alle Ihre Newsletter-Abonnenten umfasst und alle inaktiven Kontakte ausschließt. In diesem Fall müssen Sie in Ihren E-Mail Kampagnen einfach dieses „bereinigte" Empfängersegment verwenden.
Kontakte einer „Nicht engagiert"- oder „Blocklist"-Liste hinzuzufügen, verhindert nicht automatisch, dass E-Mails an sie gesendet werden. Ihr Team muss diese Listen beim Einrichten einer Kampagne manuell ausschließen.
Eine Sunset-Policy ist ein automatisierter Prozess, der nicht engagierte Kontakte behutsam „in den Ruhestand" schickt. Sobald ein Kontakt in Ihr Segment „Dormant" gelangt, können Sie über die Automatisierungen eine letzte, hochwertige „Win-back"-E-Mail versenden (z. B. „Wir vermissen Sie! Hier sind 20 % Rabatt"). Öffnet der Kontakt die E-Mail, verlässt er das Segment automatisch. Falls nicht – senden Sie keine weiteren Marketingkampagnen an diese Adressen.
Verwenden Sie Double Opt-In: Das ist der Goldstandard. Er stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse tatsächlich existiert und der Nutzer Ihre Inhalte wirklich erhalten möchte.
Kaufen Sie niemals Listen: Das ist der schnellste Weg, auf einer Blacklist zu landen. Gekaufte Listen sind gespickt mit Spam-Fallen.
Bieten Sie einen einfachen Ausstieg: Machen Sie Ihren „Abmelden"-Link leicht auffindbar. Es ist besser, wenn sich jemand abmeldet, als wenn er Sie als „Spam" markiert, weil er den Ausgang nicht gefunden hat.
Regelmäßige Audits: Planen Sie einmal pro Quartal ein „Hygiene-Audit" ein, um Ihre Segmente zu überprüfen und zu entscheiden, ob Ihre „Aktiv"-Kriterien verschärft werden sollten.
Blocklist-Richtlinie: Setzen Sie nicht engagierte Kontakte auf die Blocklist, anstatt sie zu löschen. So bleiben ihre Daten und ihr Verlauf in Ihrem Workspace erhalten, während sichergestellt ist, dass sie nie versehentlich eine E-Mail erhalten, falls Sie eine alte Datei erneut importieren. Zudem können Sie mit diesen Kontakten weiterhin über andere Kanäle interagieren.
