Las tareas te ayudan a tener el control de cada interacción con tus contactos y empresas. Facilitan la planificación de los seguimientos, el reparto de responsabilidades y la alineación de todo el equipo entre ventas, soporte y customer success.
Al usar las tareas de forma sistemática, creas un timeline claro y compartido de las acciones realizadas y previstas. Esto te ayuda a evitar seguimientos olvidados, mejorar la colaboración y mantener una visión completa del recorrido del cliente.
Una tarea es una acción planificada, programada o completada por el usuario, relacionada con un contacto, una empresa o una oportunidad. Es un elemento clave del módulo «Ventas» en User.com.
Las tareas representan todo lo que tu equipo necesita hacer al trabajar con clientes potenciales y actuales, como llamadas, citas, recordatorios o tareas internas. Cada tarea tiene un tipo específico, una fecha de vencimiento y una persona asignada, lo que aporta claridad a la gestión de la carga de trabajo y a la rendición de cuentas entre equipos.
Algunos ejemplos de tareas de CRM son:
Una llamada de ventas programada
Un seguimiento de onboarding
Un recordatorio para enviar una propuesta
Un check-in después de una demo
Una tarea general vinculada a un contacto o empresa
Para una guía paso a paso sobre cómo crear tareas, consulta el artículo relacionado.
Las tareas se clasifican por tipo para ayudarte a organizar el trabajo y distinguir con claridad entre diferentes clases de acciones e interacciones. Los tipos de tareas garantizan coherencia en el seguimiento del trabajo del equipo entre contactos, empresas y oportunidades.
Los tipos de tareas predeterminados incluyen:
Llamada
Cita
Tarea
Comida
Fecha límite
…
Al igual que con los atributos personalizados, puedes crear tus propios tipos de tareas y eliminar los existentes. Para gestionar los tipos de tareas, ve a «Ajustes» → «Configuración del espacio de trabajo» → «Ventas» → «Tipos de tareas».
En esta sección también puedes definir el orden en el que aparecen los tipos de tareas. Al crear o editar una tarea, seleccionas su tipo desde un menú desplegable.
Los tipos de tareas son especialmente útiles cuando:
Filtras tareas en las vistas de ventas
Creas activadores de automatización (por ejemplo, «Tipo de tarea» = «Llamada» Y «Estado» = «Hecho»)
Elaboras informes y analizas la actividad del equipo
Para obtener resultados coherentes en informes y automatizaciones, define convenciones claras de nomenclatura para los tipos de tareas y evita crear tipos solapados o ambiguos. Así mantendrás fiables los filtros, segmentos y analíticas.
Las tareas se pueden crear de varias formas, según tu workflow:
Manualmente: directamente desde la sección «Ventas» → «Tareas» o desde los perfiles de los objetos vinculados (contacto, empresa, oportunidad).
Automáticamente: usa el módulo de automatización «Crear una tarea».
Durante importaciones: sube tareas externas a User.com mediante archivos CSV.
REST API: usa el endpoint «Create activity».
Las tareas existen en varias áreas del workspace, lo que garantiza que siempre estén conectadas con el contexto adecuado. Son visibles en vistas dedicadas y también en los perfiles de contactos, empresas y oportunidades.
Para consultar instrucciones paso a paso sobre cada método, lee el siguiente artículo.
Las tareas están estrechamente conectadas con otros objetos en User.com, garantizando que cada acción se almacene en el contexto adecuado.
Cada tarea puede vincularse a:
Contacto: tanto el «contacto principal» como los «contactos secundarios» mencionados en la actividad la tienen en sus perfiles.
Empresa: en casos de uso B2B, las tareas también pueden conectarse a las empresas con las que están relacionados el «contacto principal» y los «contactos secundarios», para mantener una estructura de datos transparente.
Oportunidad: la mayoría de las tareas están conectadas a una oportunidad específica dentro de un pipeline en un embudo de ventas.
Esta estructura garantiza que todas las acciones programadas, las notas históricas y los planes futuros sean visibles desde cada objeto relacionado. Por ejemplo, una llamada registrada en una oportunidad también es visible en el timeline del perfil de contacto y del perfil de empresa.
Ventas B2B: ciclos de venta largos
Una empresa que vende software usa las tareas para hacer seguimiento de los puntos de contacto a lo largo de un ciclo de venta de 2 meses. Después de que un lead envía el formulario de solicitud de demo, la primera tarea se crea automáticamente mediante la automatización. Una vez que el lead se cualifica tras la llamada de demo, se crea una nueva tarea. Cada punto de contacto se registra como una actividad independiente y se vincula a los perfiles del lead, la empresa y la oportunidad.
Este proceso mantiene la responsabilidad de los comerciales, crea un timeline completo de interacciones y ayuda a los managers a hacer seguimiento y previsiones del cumplimiento de objetivos de forma más eficaz.
Onboarding de nuevos clientes
Una empresa SaaS B2B usa las tareas para gestionar el proceso de onboarding de nuevos clientes tras marcar una oportunidad como «Ganada». Un cambio de estado en la oportunidad activa una automatización que crea una serie de tareas conectadas con el nuevo cliente. Estas tareas se asignan al account manager del equipo de soporte. Todas las actividades se vinculan al contacto, la empresa y la oportunidad, permitiendo que todos los implicados vean el progreso de un vistazo.
Esto mejora las tasas de activación, garantiza un onboarding fluido y alinea a los equipos de ventas y soporte.
Engagement post-compra y upsell
Usa las tareas para programar llamadas de seguimiento a los clientes que hayan realizado pedidos de gran valor. Cuando un cliente envía un pedido superior a 5.000 $, una automatización crea una tarea de «Llamada de seguimiento VIP» para que un comercial confirme su satisfacción y ofrezca un servicio adicional adecuado. Otra automatización puede crear una tarea para que el equipo de soporte compruebe el nivel de satisfacción del cliente.
Esto mantiene el engagement de los clientes, reduce la fricción post-compra y abre la puerta a fidelización y upsells.
