Der Umgang mit der Erhebung und Speicherung von Informationen ist ein zentraler Bestandteil einer professionellen Beziehung zu Ihrer Zielgruppe. Wenn Ihr Team Daten transparent verarbeitet, stellen Sie sicher, dass jede Interaktion auf Vertrauen basiert und Ihre Datenbank organisiert und zuverlässig bleibt. Positive User bietet einen zentralen Ort, um diese Anforderungen zu verwalten, sodass Sie sich auf Wachstum konzentrieren können, während das System die technische Seite der Compliance übernimmt.
Indem Sie Datenschutzpraktiken in Ihre Marketing-Automatisierung integrieren, können Sie sicher sein, dass Ihre Nachrichten die richtigen Personen auf die richtige Weise erreichen. Dieser Ansatz sorgt nicht nur für Sicherheit in Ihrem Workspace, sondern macht Ihr Marketing auch effektiver, indem er sich auf Kontakte konzentriert, die wirklich von Ihnen hören möchten.
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein rechtlicher Rahmen, der Richtlinien dafür festlegt, wie Organisationen personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. In Positive User bedeutet dies, integrierte Tools zu nutzen, um Einwilligungen zu erfassen, Datenanfragen zu erfüllen und zu steuern, wie lange Sie Kontaktinformationen in Ihrem Workspace speichern.
Nutzen Sie diese Methoden, um sicherzustellen, dass Sie einen rechtsgültigen Nachweis der Zustimmung haben, bevor Sie mit Ihrer Zielgruppe kommunizieren.
Alle personenbezogenen Daten und Einwilligungsnachweise werden an einem Ort gespeichert und sind direkt mit dem Kontaktprofil verknüpft. So wird verhindert, dass Daten über verschiedene Listen verstreut werden, und Sie verfügen über einen klaren Prüfpfad.
Standard-Attribute
Bevor Sie Ihr Formular erstellen, gehen Sie zu „Einstellungen" → „Workspace Einstellungen" und legen Sie benutzerdefinierte Attribute mit dem Typ „Boolean" (Ja/Nein) für verschiedene Kommunikationskanäle an. Diese Attribute erscheinen als Schieberegler im Kontaktprofil und zeigen den aktuellen Status an.
Fügen Sie in Ihren Formularen und Pop-ups ein Feld hinzu, das direkt Ihrem neuen Einwilligungs-Attribut zugeordnet ist. Wenn ein Kontakt die Checkbox aktiviert, wird sein Profil automatisch mit dem Datum und der Art der erteilten Einwilligung aktualisiert.
Wir empfehlen dringend, das Double-Opt-in-Verfahren zu verwenden. Weitere Details zu diesem Thema.
Um das Erlebnis für die Zielgruppe Ihres Teams zu verbessern, konfigurieren Sie Ihre Formulare, Landing-Pages und Pop-ups so, dass die Einwilligungs-Checkbox nur angezeigt wird, wenn das Attribut noch nicht aktualisiert wurde. So wird vermieden, dass dieselbe Einwilligung zweimal angefragt wird, und Ihre Formulare bleiben übersichtlich.
Mit diesen Einstellungen steuern Sie, wer sensible Daten sehen darf und wie lange sie in Ihrem Workspace verbleiben.
Stellen Sie sicher, dass nur die notwendigen Mitarbeiter sensible Kontaktdaten einsehen können. Unter „Einstellungen" → „Nutzereinstellungen" → „Zugriffsebene" können Sie die Sichtbarkeit einschränken und Nutzern dennoch erlauben, „Kontakte" zu filtern oder Kampagnen zu versenden.
Lesen Sie einen speziellen Artikel zur Konfiguration der Zugriffsebenen.
Um Speicherbeschränkungen einzuhalten, gehen Sie zu „Einstellungen" → „Workspace Einstellungen" → „Zusätzlich" → „Einstellungen zur Kontaktentfernung". Hier können Sie festlegen, wie viele Tage ein anonymer Kontakt ohne Aufgaben in Ihrem Workspace verbleiben darf, bevor er gelöscht wird.
Wenn ein Kontakt seine Daten anfordert, können Sie sein vollständiges Profil jederzeit als CSV-Datei exportieren. So können Sie die erforderlichen Angaben auf Anfrage jeder Instanz zur Verfügung stellen.
Sie können außerdem den gesamten Verlauf der Chat-Konversationen kopieren und per E-Mail versenden.
Zur Unterstützung geografischer Anforderungen nutzt Positive User Server innerhalb Europas. Dadurch bleiben Daten, die von Kontakten im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erhoben werden, innerhalb dieser Region.
„Recht auf Vergessenwerden": Wenn ein Kontakt seine Löschung anfordert, entfernt das Löschen aus dem Bereich „Kontakte" alle zugehörigen Elemente aus dem Verlauf, den E-Mail-Interaktionen und dem Tracking (einschließlich Chat-Konversationen).
Datenschutz im Vertrieb: Schützen Sie Kontaktinformationen innerhalb Ihres „Vertriebs"-Teams, indem Sie die Sichtbarkeit einschränken. Sie können Berechtigungen so festlegen, dass jeder „Nutzer" nur die ihm zugewiesenen Kontakte (Leads) sieht und somit keinen Zugriff auf Daten aus den Pipelines seiner Kollegen hat oder diese exportieren kann.
Das manuelle Löschen eines Kontakts ist endgültig. Diese Aktion entfernt auch dessen Interaktionsverlauf aus Ihren Statistiken und E-Mail Kampagnen.
