Bei einer wachsenden Datenbank entstehen häufig Hunderte von Filtern für einmalige Kampagnen oder ältere Projekte. Diese ungenutzten Segmente werden im Hintergrund weiterhin aktualisiert, wodurch die Systemgeschwindigkeit sinkt und der Workspace unübersichtlich wird. Das Einfrieren inaktiver Segmente löst dieses Problem, indem ungenutzte Segmente automatisch erkannt und ihre regelmäßigen Neuberechnungen pausiert werden. So bleibt Ihre Plattform schnell und reaktionsfähig, ohne dass Kontaktdaten verloren gehen.
Das Einfrieren inaktiver Segmente erkennt automatisch Segmente, die Ihr Team seit vier Wochen nicht mehr verwendet hat, und pausiert nach einer Vorlaufzeit von weiteren zwei Wochen (also nach insgesamt sechs Wochen) die Neuberechnungen im Hintergrund. So bleibt Ihre Datenbank schnell und effizient – ohne dass Filterregeln oder Kontaktdaten gelöscht werden. Ein pausiertes Segment können Sie jederzeit mit einem Klick reaktivieren.
Mit dem Wachstum Ihres Workspace sollte die Rechenleistung im Hintergrund auf aktive Kampagnen und laufende Customer Journeys konzentriert werden. Das Einfrieren inaktiver Segmente gibt Ihrem Team volle Transparenz über die Filternutzung und hält Ihre Plattform gleichzeitig optimal ausgelastet.
Maximale Workspace-Performance sichern: Das Pausieren von Aktualisierungen ungenutzter Segmente setzt Systemressourcen frei, sodass Ihre aktiven Marketing-Tools reibungslos laufen.
Alle Kontaktdaten sicher aufbewahren: Beim Einfrieren wird lediglich die Neuberechnung im Hintergrund gestoppt – Ihre Segmentkriterien, historischen Kontaktlisten und Einstellungen bleiben vollständig erhalten.
Mit automatischen Benachrichtigungen informiert bleiben: Sie erhalten zwei Wochen vor dem Pausieren eines Segments klare In-App-Nachrichten und wöchentliche E-Mail-Updates, damit Sie stets die Kontrolle behalten.
Bei Bedarf sofort reaktivieren: Aktualisieren Sie jedes pausierte Segment mühelos, sobald Sie eine neue Kampagne oder Automatisierung starten möchten.
Die Statusspalte in Ihrer Liste „Segmentverwaltung" zeigt den aktuellen Zustand jedes Filters an.
Statusname | Beschreibung & Aktion | Zeitrahmen |
Aktiv | Das Segment ist auf dem neuesten Stand und wird planmäßig neu berechnet. Es ist keine Aktion erforderlich. | Laufend |
Erfordert Aufmerksamkeit | Das Segment wurde in letzter Zeit nicht verwendet. Es wird weiterhin neu berechnet, aber in zwei Wochen pausiert, wenn es nicht verwendet oder reaktiviert wird. Klicken Sie auf „Aktiv halten", um den Timer zurückzusetzen. | Nach 4 Wochen Inaktivität |
Zu umfangreich | Dieses Segment ist zu umfangreich für eine Neuberechnung. Dies tritt in der Regel bei sehr komplexer Filterlogik auf großen Datensätzen auf. | Laufend |
Pausiert | Die automatische Neuberechnung wurde gestoppt, um Workspace-Ressourcen zu schonen. Filterregeln und bisherige Kontaktdaten bleiben sicher erhalten. | Nach 6 Wochen Inaktivität |
Die Aktivitätserkennung verfolgt die Segmentnutzung über drei unterschiedliche Parameter: einen automatisierten wöchentlichen Scan, Echtzeitprüfungen von Vorlagen beim Rendern von Nachrichten und direkte Team-Interaktionen im Workspace.
Der sechswöchige Inaktivitäts-Timer eines Segments wird automatisch zurückgesetzt, sobald eine dieser Prüfmethoden eine Nutzung erkennt.
Läuft jeden Samstagabend und prüft die Datenbank auf die strukturelle Nutzung von Segmenten in der gesamten Plattform. Der Timer wird zurückgesetzt, wenn ein Segment in einer der folgenden Funktionen referenziert wird:
Automatisierungen: Referenziert in einer aktiven Automatisierung oder in einer Automatisierung, die innerhalb der letzten 6 Wochen ausgeführt wurde. Erfasst werden folgende Module: Bedingungsmodul „Segment", „Filter" mit Segmentverweisen, Aktionsmodule „Zum Segment hinzufügen"/„Aus Segment entfernen", „Send Code"-Aktionen mit Segment-Template-Tags sowie die Trigger „Produkt Event" und „Datum & Uhrzeit", die auf Segmente verweisen.
Kampagnen: Als Empfänger in einer aktiven Kampagne oder in einer Kampagne aufgeführt, die innerhalb der letzten sechs Wochen versendet wurde. Erfasst werden alle 7 Kampagnentypen: E-Mail, SMS, WhatsApp, Web-Push-Benachrichtigung, Push-Nachrichten, In-App-Nachrichten und Wallet-Benachrichtigungen. (Entwurfskampagnen mit alten Daten werden ignoriert.)
Berechnete Attribute: Referenziert durch ein berechnetes Attribut für Kontakt, Deal oder Produkt, das nach einem regelmäßigen Zeitplan läuft oder innerhalb der letzten 6 Wochen durch eine Automatisierung ausgelöst wurde.
Treuekampagnen (Punkte): Erscheint in einer Punktekampagne, die derzeit aktiv ist oder innerhalb der letzten 6 Wochen endete – entweder als Teilnehmerfilter (Einschluss- oder Ausschlussliste) oder als Produktkaufregel innerhalb der Kampagne.
Standardsegment eines Nutzers: Als Standardansicht eines Nutzers für Kontakte, Unternehmen, Deals, Support Tickets, Produkte oder Aufgaben festgelegt.
Zuweisungsregeln: Referenziert in einer bestehenden Zuweisungsregel in Ihrem Workspace.
Dashboard-Widgets: Wird auf einem sichtbaren Dashboard-Widget angezeigt, z. B. Trends zur Segmentgröße, tägliche Kontaktzahlen oder Vergleiche der Segmentgröße.
Empfehlungs-Widgets: Referenziert im JavaScript-Code eines aktivierten Empfehlungs-Widgets, das auf Ihrer Website eingebettet ist (deaktivierte, archivierte und Entwurfs-Widgets werden ignoriert).
Standardsegmente: In Ihren Workspace Einstellungen als Standardsegment (is_default=true) markiert.
Segment-Selbstreferenzen: Als Filterbedingung innerhalb eines anderen aktiven Segments referenziert (rekursive Auswertung bis zu 5 Ebenen tief).
Dieser Prozess wird automatisch in Echtzeit ausgelöst, sobald Inhalte in E-Mail-Nachrichten, Pop-ups, benutzerdefinierten Widgets oder „Send Code"-Automatisierungsaktionen gerendert werden.
Jedes Mal, wenn dynamische Inhalte-Tags mit einem Segmentverweis gerendert werden, wird der Inaktivitäts-Timer des Segments sofort zurückgesetzt, ohne auf den wöchentlichen Scan zu warten.
Beispiele:
{% products segment="X" %} – Jedes Mal, wenn dieser Template-Tag mit einem Segmentverweis gerendert wird, wird der Inaktivitäts-Timer dieses Segments zurückgesetzt. Auch durch Komma getrennte Segmentlisten werden verarbeitet.
{% product_events segment="X" %} – Jedes Mal, wenn dieser Template-Tag mit einem Segmentverweis gerendert wird, wird der Inaktivitäts-Timer dieses Segments zurückgesetzt. Auch durch Komma getrennte Segmentlisten werden verarbeitet.
{% product_recommendations segment_id=X %} – Jedes Mal, wenn ein Empfehlungs-Tag mit einer „segment_id" gerendert wird, wird der Inaktivitäts-Timer dieses Segments zurückgesetzt.
{% product_recommendations_tme segment_id=X %} – Jedes Mal, wenn ein Empfehlungs-Tag mit einer „segment_id" gerendert wird, wird der Inaktivitäts-Timer dieses Segments zurückgesetzt.
Diese Aktionen setzen den Inaktivitäts-Timer sofort zurück, sobald ein Nutzer eine der folgenden direkten Aktionen innerhalb des Workspace ausführt:
Erstellen eines Segments
Bearbeiten eines Segments (sowohl Parameter als auch Einstellungen wie Sichtbarkeit)
Ändern des Segment-Intervalls oder der Segment-Einstellungen
Aktivieren der Segmentstatistiken
Klicken auf „Aktiv halten" oder „Neu berechnen" (reaktiviert pausierte/gewarnte Segmente)
Verwenden von „Alle neu berechnen" (setzt den Inaktivitäts-Timer bei jedem Segment zurück)
Ändern von Standardsegmenten pro Objekttyp
Festlegen eines Segments als Standard
Anzeige von Segmentinhalten (Public API):
Anzeigen von Kontakten in einem Kontaktsegment → GET /api/public/client-segments/{id}/users/
Anzeigen des Verlaufs für Segmentkontakte → GET /api/public/segments/{id}/timeline/
Anzeigen von Deals in einem Segment → GET /api/public/deal-segments/{id}/deals/
Anzeigen von Unternehmen in einem Segment → GET /api/public/company-segments/{id}/companies/
Anzeigen von Produkten in einem Segment → GET /api/public/product-segments/{id}/products/
Positive User sendet automatische Benachrichtigungen, um Ihr Team zwei Wochen vor dem Pausieren eines Segments zu informieren.
Gezielte Zustellung: E-Mail-Benachrichtigungen werden direkt an Nutzer mit der Rolle „Admin" gesendet.
Wöchentlicher Rhythmus: Einmal pro Woche wird eine einzige Zusammenfassungs-E-Mail mit dem Titel „Einige Ihrer Segmente erfordern Aufmerksamkeit" versendet – allerdings nur dann, wenn in dieser Woche ein Segment in einen Warnzustand wechselt oder pausiert wird.
Klare Details: Die E-Mail listet die Informationen zu den betroffenen Segmenten zusammen mit einem direkten Link zur „Segmentverwaltung" auf, damit Ihr Team handeln kann.
Workspace-weite Benachrichtigungen: Werden an alle Nutzer in Ihrem Workspace gesendet.
Direkte Navigation: Wird mit dem Trichter-Symbol angezeigt; ein Klick auf die Nachricht leitet Ihr Team direkt zur „Segmentverwaltung" weiter.
Audit-Nachverfolgung: Jeder Statuswechsel wird unter „Workspace Einstellungen" → „Workspace-Protokolle" → „Vorfallsprotokolle" protokolliert, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.
