Gestire il modo in cui raccogli e conservi le informazioni è un aspetto fondamentale per costruire un rapporto professionale con il tuo pubblico. Quando il tuo team gestisce i dati in modo trasparente, ogni interazione si basa sulla fiducia e il tuo database rimane organizzato e affidabile. Positive User offre un punto centrale per gestire questi requisiti, aiutandoti a concentrarti sulla crescita mentre il sistema si occupa degli aspetti tecnici della conformità.
Integrando le pratiche di privacy nella tua marketing automation, hai la certezza che i tuoi messaggi raggiungano le persone giuste nel modo giusto. Questo approccio non solo mantiene sicuro il tuo workspace, ma rende anche il tuo marketing più efficace, concentrandosi sui contatti che vogliono davvero ricevere le tue comunicazioni.
Il GDPR (General Data Protection Regulation) è un quadro normativo che stabilisce le linee guida per la raccolta e il trattamento dei dati personali da parte delle organizzazioni. In Positive User, questo significa utilizzare strumenti integrati per tracciare il consenso, soddisfare le richieste sui dati e gestire per quanto tempo conservare le informazioni dei contatti all'interno del tuo workspace.
Utilizza questi metodi per assicurarti di avere una registrazione legale del permesso prima di comunicare con il tuo pubblico.
Tutti i dati personali e le registrazioni del consenso sono conservati in un unico luogo, collegati direttamente al Profilo del contatto. Questo evita che i dati siano dispersi in diverse liste e garantisce una traccia di audit chiara.
Campi standard
Prima di creare il tuo form, vai su "Settings" → "Workspace Settings" e crea campi personalizzati di tipo "booleano" (sì/no) per i diversi canali di comunicazione. Questi campi funzioneranno come un cursore nel Profilo del contatto, mostrando lo stato attuale.
Nei tuoi form e Pop-up aggiungi un campo che si mappi direttamente al nuovo campo di consenso. Quando un contatto seleziona la casella, il suo profilo si aggiorna automaticamente con la data e il tipo di consenso fornito.
Consigliamo vivamente di utilizzare il metodo double opt-in. Scopri di più su questo argomento.
Per migliorare l'esperienza del pubblico del tuo team, configura i tuoi form, landing page e Pop-up in modo che mostrino la casella di consenso solo se il campo non è ancora aggiornato. In questo modo eviti di chiedere lo stesso permesso due volte e mantieni i tuoi form puliti.
Utilizza queste impostazioni per controllare chi può vedere i dati sensibili e per quanto tempo restano nel tuo workspace.
Assicurati che solo il personale necessario possa vedere i dati sensibili dei contatti. In "Settings" → "Team Member Settings" → "Access Level", puoi limitare la visibilità continuando comunque a permettere ai membri del team di filtrare i "Contatti" o di inviare campagne.
Consulta un articolo dedicato alla configurazione dei livelli di accesso.
Per rispettare i limiti di conservazione, vai su "Settings" → "Workspace Settings" → "Additional" → "Contact removal settings". Qui puoi impostare il numero di giorni per cui un contatto anonimo può rimanere nel tuo workspace senza alcun task prima di essere eliminato.
Se un contatto richiede i propri dati, puoi esportare il suo profilo completo in un file CSV in qualsiasi momento. In questo modo puoi fornire i dettagli richiesti a qualsiasi entità che ne faccia richiesta.
Puoi anche copiare l'intera cronologia delle conversazioni in chat e inviarla via email.
Per gestire le restrizioni geografiche, Positive User utilizza server situati in Europa. Questo garantisce che i dati raccolti dai contatti nello Spazio Economico Europeo (SEE) restino all'interno di quella regione.
"Diritto all'oblio": se un contatto chiede di essere rimosso, eliminandolo dalla sezione "Contatti" verranno rimossi tutti gli elementi associati dalla cronologia, dalle interazioni email e dal tracciamento (comprese le conversazioni in chat).
Privacy dei dati di vendita: proteggi le informazioni dei contatti all'interno del tuo team "Sale" limitando la visibilità. Puoi impostare i permessi in modo che ogni "membro del team" veda solo i contatti (lead) a lui assegnati, così da non poter accedere né esportare i dati dalle pipeline di vendita dei colleghi.
L'eliminazione manuale di un contatto è definitiva. Questa azione rimuove anche la sua cronologia di interazione dalle tue statistiche e dalle campagne email.
