Effiziente Automatisierung bezeichnet den Ansatz, Workflows so zu gestalten, dass Serverauslastung und Verarbeitungszeit minimiert werden. In Positive User bedeutet das, bestimmte Module so einzusetzen, dass das System Daten möglichst schnell verarbeiten kann.
Wenn Sie Ihre Automatisierungs-Workflows mit Blick auf die Systemeffizienz aufbauen, stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten Ihre Zielgruppe rechtzeitig erreichen und Ihr Workspace reaktionsfähig bleibt.
Automatisierungen in Positive User sind flexibel – das gleiche Ergebnis lässt sich häufig auf verschiedenen Wegen erzielen. Die Wahl des optimalen Wegs verhindert jedoch eine Überlastung der Infrastruktur und sorgt dafür, dass umfangreiche Kampagnen ohne Verzögerungen ausgeführt werden. Dieser Ansatz ist für jedes Team unerlässlich, das seine Kommunikation skalieren möchte, ohne dabei Leistung einzubüßen.
Nachfolgend finden Sie die häufigsten Situationen, die im Zusammenhang mit der Leistung von Automatisierungen auftreten können, sowie deren Lösungen.
Problem: Der Versand von E-Mails an eine große Gruppe (z. B. 500.000 Kontakte) über eine Automatisierung dauert sehr lange.
Lösung: Für die Massenkommunikation sind einmalige Kampagnen deutlich schneller als Automatisierungen. Statt einen Workflow zu erstellen, gehen Sie zu „Kampagnen" → „E-Mail" und klicken Sie auf „Neue Kampagne". So wird sichergestellt, dass die Filter unmittelbar vor dem Versand neu berechnet werden und Ihre Zielgruppe stets aktuell ist.
Sehen Sie sich dazu den Leitfaden „How to Create a One-Time Email Campaign" an.
Problem: Das System verarbeitet Tausende von Kontakten, die schließlich durch einen Filter ausgeschlossen werden, wodurch die Automatisierung verlangsamt wird.
Lösung: Ihr Trigger ist wahrscheinlich zu allgemein gefasst. Statt einen allgemeinen Trigger „Datum & Uhrzeit" gefolgt von einem Filterblock für Ausschlüsse zu verwenden, verlagern Sie alle möglichen Bedingungen und Ausschlüsse direkt in die Trigger-Einstellungen. Dadurch wird verhindert, dass das System die Automatisierung für Kontakte startet, die gar nicht einbezogen werden sollen. Das Gleiche gilt für andere Trigger: Der Trigger „Seitenaufruf" kann durch bestimmte Links oder zumindest Linkbestandteile eingeschränkt werden, und der Trigger „Event" kann mit den enthaltenen Event-Attribut-Filtern sogar noch präziser gestaltet werden.
Problem: Die Automatisierung benötigt mehrere Sekunden, um jeden einzelnen Kontakt zu verarbeiten.
Lösung: Der Filterblock kann langsam sein, da er Daten in Echtzeit berechnet. Ersetzen Sie den Filterblock für wiederkehrende Kontaktgruppen durch einen Segmentblock. Segmente verwenden zwischengespeicherte Daten, die alle paar Stunden neu berechnet werden, sodass die Automatisierung in nur wenigen Millisekunden ausgeführt werden kann. Gehen Sie zu „Daten" → „Kontakte" und erstellen Sie ein Segment basierend auf den Filtern, die Sie häufig in Automatisierungen verwenden (oder auf denen, die in einem lang laufenden Automatisierungs-Workflow eingesetzt werden). Kehren Sie anschließend zu Ihrer Automatisierung zurück und wählen Sie dieses Segment in den Filtern über die Filteroption „exactly" aus.
Mehr über Segmente erfahren Sie im Artikel „What is a Segment".
Problem: Wenn mehrere Filterblöcke gleichzeitig ausgeführt werden, um Ihre Zielgruppe in verschiedene Gruppen aufzuteilen, entsteht eine sehr hohe Anzahl an Aufgaben, da jeder Kontakt gleichzeitig gegen jeden Filter geprüft wird.
Lösung: Nutzen Sie die „Kaskadenfilterung", um Schritt für Schritt vorzugehen. Verbinden Sie nicht mehrere parallele Pfade, sondern den „Nein"-Ausgang Ihres ersten „Filter"-Blocks mit dem Anfang des nächsten „Filter"-Blocks. So kann Ihr Team eine Gruppe nach der anderen ansprechen, und das System leitet nur die verbleibenden Personen an die nächste Prüfung weiter. Dadurch verteilt sich die Last, und die Automatisierung läuft weiterhin schnell.
