Gestionar distintos canales de comunicación puede ser complicado. Con el email del workspace, tu equipo puede ver y responder a cada email entrante directamente desde el panel de «Conversaciones». Así, todo el contexto queda guardado en un único lugar y tus contactos reciben la ayuda que necesitan sin tener que saltar entre plataformas.
El email del workspace es una dirección de correo generada por el sistema y única para tu workspace de Positive User. Cuando se envía un mensaje a esta dirección, no llega a una bandeja de entrada tradicional; en su lugar, aparece como un nuevo mensaje en la sección «Conversaciones».
Existe para ayudarte a conectar los distintos canales de comunicación. Mientras que una bandeja de entrada estándar es privada y está aislada, el email del workspace hace que los mensajes sean visibles para todo tu equipo dentro del timeline del contacto. Si un contacto ya tiene una conversación abierta, el sistema añade automáticamente el nuevo email a ese hilo. Si no, crea uno nuevo.
La dirección de email se genera a partir del nombre de tu workspace + el dominio por defecto.
Puedes encontrarla en «Settings» → «Workspace Settings» → «Conversations» → «Chat emails».
Puedes usar esta dirección como «reply-to» de un remitente de email conectado a tu dominio de envío. De este modo, cuando un contacto responda a tu campaña de email, el mensaje irá directamente a Positive User.
Este método solo funciona para dominios conectados a los proveedores de email de Positive User.
Una vez que conectes tu dominio de empresa con Positive User, tienes que crear remitentes para los distintos tipos de campañas de email.
Cuando configures los ajustes del remitente, puedes definir una dirección «reply-to». Esta indica a dónde deben llegar las respuestas de los destinatarios. Si quieres recibir las respuestas en «Conversaciones», utiliza aquí la dirección de email del workspace.
Tu equipo puede establecer esta dirección como «reply-to» para cualquier dirección de email conectada a tu configuración SMTP personalizada. Esto ayuda a que, cuando un contacto responda a tu campaña enviada desde SMTP personalizado, su mensaje llegue directamente a Positive User.
Si quieres recibir las respuestas de tus contactos en la sección «Conversaciones», utiliza la dirección de email del workspace en el formulario «Settings» → «Workspace Settings» → «Email» → «SMTP Settings».
Establece esta dirección como destino de reenvío de la bandeja de entrada estándar de tu empresa (como [email protected]). Esto traslada los mensajes de tu bandeja privada al espacio compartido del equipo.
Debes hacerlo directamente en los ajustes de la bandeja de entrada de tu empresa.
Si tienes formularios de contacto personalizados para tus clientes en tu sitio web, puedes reenviar las respuestas de los contactos a la sección «Conversaciones» para optimizar el trabajo de tu equipo de soporte.
Hay dos formas principales de gestionar estos mensajes una vez que llegan a Positive User:
Respuestas desde el panel de chat: responde directamente desde la sección «Conversaciones». Estas respuestas se envían al contacto usando una plantilla por defecto que se encuentra en «Settings» → «Workspace Settings» → «Workspace logs» → «Email Notifications». [LINK]
Respuestas desde el perfil: puedes ir al perfil de un contacto y usar la opción «Quick Message». Esto te permite elegir un remitente concreto y un asunto personalizado, aunque no quedará «enhebrado» al email entrante original como sí ocurre con una respuesta desde el chat.
Soporte centralizado: reenvía tu alias de soporte al email de tu workspace para que tu equipo pueda colaborar en todas las solicitudes desde una vista única.
Feedback de campañas: establece el email de tu workspace como reply-to en las newsletters para capturar y registrar las respuestas de los contactos directamente en su timeline.
Visión general de la sección «Conversaciones» [LINK]
