Gestionar cómo recopilas y almacenas la información es una parte clave para construir una relación profesional con tu audiencia. Cuando tu equipo trata los datos con transparencia, garantizas que cada interacción se basa en la confianza y que tu base de datos se mantiene organizada y fiable. Positive User ofrece un lugar central para gestionar estos requisitos, lo que te permite centrarte en el crecimiento mientras el sistema se encarga de la parte técnica del cumplimiento normativo.
Al integrar las prácticas de privacidad en tu automatización de marketing, puedes tener la certeza de que tus mensajes llegan a las personas adecuadas de la forma correcta. Este enfoque no solo mantiene seguro tu workspace, sino que también hace que tu marketing sea más eficaz al centrarse en los contactos que realmente quieren saber de ti.
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es un marco legal que establece las directrices sobre cómo las organizaciones recopilan y procesan la información personal. En Positive User, esto se traduce en el uso de herramientas integradas para registrar el consentimiento, atender las solicitudes de data y gestionar durante cuánto tiempo almacenas la información de los contactos dentro de tu workspace.
Utiliza estos métodos para asegurarte de contar con un registro legal del permiso antes de comunicarte con tu audiencia.
Todos los datos personales y los registros de consentimiento se almacenan en un único lugar, vinculados directamente al perfil de contacto. Esto evita que la data se disperse en distintas listas y garantiza que dispongas de un rastro de auditoría claro.
Atributos estándar
Antes de crear tu formulario, ve a «Ajustes» → «Configuración del espacio de trabajo» y crea atributos personalizados de tipo «booleano» (sí/no) para los distintos canales de comunicación. Estos atributos actuarán como un interruptor en el perfil de contacto, mostrando su estado actual.
En tus formularios y pop-ups, añade un campo que se vincule directamente con tu nuevo atributo de consentimiento. Cuando un contacto marca la casilla, su perfil se actualiza automáticamente con la fecha y el tipo de consentimiento otorgado.
Te recomendamos encarecidamente utilizar el método de doble opt-in. Consulta más detalles sobre este tema.
Para mejorar la experiencia de la audiencia de tu equipo, configura tus formularios, landing pages y pop-ups para que solo muestren la casilla de consentimiento si el atributo aún no está actualizado. Así evitas pedir dos veces el mismo permiso y mantienes limpios tus formularios.
Utiliza estos ajustes para controlar quién puede ver los datos sensibles y durante cuánto tiempo permanecen en tu workspace.
Asegúrate de que solo el personal necesario pueda ver la información sensible de los contactos. En «Ajustes» → «Ajustes de usuario» → «Nivel de acceso», puedes restringir la visibilidad y, al mismo tiempo, permitir que los usuarios filtren «Contactos» o envíen campañas.
Consulta este artículo dedicado sobre la configuración de niveles de acceso.
Para cumplir con las limitaciones de almacenamiento, ve a «Ajustes» → «Configuración del espacio de trabajo» → «Adicional» → «Ajustes de eliminación de contactos». Aquí puedes establecer el número de días que un contacto anónimo puede permanecer en tu workspace sin ninguna tarea antes de ser eliminado.
Si un contacto solicita su data, puedes exportar su perfil completo a un archivo CSV en cualquier momento. Así te aseguras de poder facilitar la información requerida a cualquier entidad cuando se solicite.
También puedes copiar el historial completo de las conversaciones de chat y enviarlo por email.
Para facilitar el cumplimiento de las restricciones geográficas, Positive User utiliza servidores ubicados en Europa. Esto garantiza que la data recopilada de los contactos del Espacio Económico Europeo (EEE) se mantenga dentro de esa región.
«Derecho al olvido»: si un contacto solicita ser eliminado, borrarlo desde la sección «Contactos» elimina todos los elementos asociados del historial, las interacciones por email y el tracking (incluidas las conversaciones de chat).
Privacidad de la data de ventas: protege la información de los contactos dentro de tu equipo de «Ventas» restringiendo la visibilidad. Puedes configurar los permisos para que cada «Usuario» solo vea los contactos (leads) que tenga asignados, evitando que pueda acceder o exportar data de los pipelines de sus compañeros.
La eliminación manual de un contacto es permanente. Esta acción también elimina su historial de interacciones de tus estadísticas y campañas de email.
