La façon dont vous collectez et stockez les informations joue un rôle clé dans la construction d’une relation professionnelle avec votre audience. Une gestion transparente des données permet à votre équipe de s’assurer que chaque interaction repose sur la confiance, tout en maintenant une base de données propre, structurée et fiable. Positive User centralise ces enjeux pour vous permettre de vous concentrer sur votre croissance, pendant que la plateforme gère les aspects techniques liés à la conformité.
En intégrant les bonnes pratiques de confidentialité à vos automatisations marketing, vous vous assurez que vos messages atteignent les bonnes personnes, de la bonne manière. Cette approche ne sert pas uniquement à sécuriser votre espace de travail : elle améliore aussi l’efficacité de votre marketing en vous aidant à cibler les contacts réellement intéressés par vos communications.
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un cadre légal qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations. Dans Positive User, cela se traduit par des outils intégrés permettant de suivre le consentement, de gérer les demandes liées aux données et de définir la durée de conservation des informations de vos contacts dans votre espace de travail.
Ces méthodes permettent de conserver une preuve conforme du consentement avant toute prise de contact avec votre audience.
Toutes les données personnelles ainsi que les preuves de consentement sont centralisées au même endroit, directement associées à la fiche du contact. Cela évite leur dispersion dans plusieurs listes et garantit une traçabilité claire et fiable.
Attributs standards
Avant de créer votre formulaire, rendez-vous dans “Paramètres de l'espace de travail” puis créez des attributs personnalisés de type “booléen” (oui/non) pour chaque canal de communication. Ces attributs seront ensuite disponibles comme champs activables dans la fiche du contact afin d’indiquer le statut actuel du consentement.
Dans vos formulaires et pop-ups, ajoutez un champ relié directement à votre attribut de consentement. Lorsqu’un contact coche cette case, sa fiche est automatiquement mise à jour avec la date et le type de consentement accordé.
Pour améliorer l’expérience utilisateur, configurez vos formulaires, landing pages et pop-ups afin d’afficher la case de consentement uniquement lorsque l’attribut n’a pas encore été renseigné. Cela permet d’éviter de redemander une autorisation déjà donnée et rend vos formulaires plus fluides.
Ces paramètres vous permettent de contrôler l’accès aux données sensibles ainsi que leur durée de conservation dans votre espace de travail.
Assurez-vous que seules les personnes concernées puissent accéder aux informations sensibles des contacts. Dans les paramètres “Gestion de l’équipe” → “Niveau d'accès”, vous pouvez restreindre la visibilité des données tout en autorisant les utilisateurs à filtrer les “Contacts” ou à envoyer des campagnes.
Consultez l’article dédié à la configuration des niveaux d'accès pour plus d’informations.
Pour respecter les obligations de conservation des données, rendez-vous dans “Paramètres de l'espace de travail” → “Données & événements des contacts” → “Paramètres de suppression des contacts”. Vous pourrez y définir le délai après lequel un contact anonyme est automatiquement supprimé s’il n’a aucune activité ni tâche associée.
Lorsqu’un contact en fait la demande, vous pouvez exporter l’intégralité de son profil à tout moment au format CSV. Cela permet de transmettre facilement les informations requises à toute entité qui les sollicite.
Vous pouvez également copier l’historique complet des conversations de chat et l’envoyer par email.
Pour répondre aux exigences de localisation des données, Positive User s’appuie sur des serveurs situés en Europe. Cela garantit que les données collectées auprès des contacts de l’Espace économique européen (EEE) restent stockées au sein de cette région.
“Droit à l’oubli” : Lorsqu’un contact demande la suppression de ses données, sa suppression depuis la section “Contacts” entraîne également l’effacement de l’ensemble des éléments associés : historique, interactions email, données de tracking et conversations de chat incluses.
Protection des données commerciales : Vous pouvez sécuriser les données de vos contacts au sein de votre équipe “Ventes” en limitant leur visibilité. Il est possible de configurer des permissions afin que chaque “utilisateur” n’ait accès qu’aux contacts (leads) qui lui sont assignés. Cela empêche l’accès ou l’export des données appartenant aux tunnels de vente d’autres collaborateurs.
