Sposób, w jaki zbierasz i przechowujesz informacje, jest kluczowym elementem budowania profesjonalnej relacji z odbiorcami. Gdy Twój zespół przetwarza dane w sposób transparentny, każda interakcja opiera się na zaufaniu, a Twoja baza pozostaje uporządkowana i wiarygodna. Positive User oferuje centralne miejsce do zarządzania tymi wymaganiami, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju, a system zajmie się techniczną stroną zgodności.
Dzięki integracji zasad ochrony prywatności z automatyzacją marketingu masz pewność, że Twoje wiadomości docierają do właściwych osób we właściwy sposób. Takie podejście nie tylko zabezpiecza Twój workspace, ale też zwiększa skuteczność marketingu, koncentrując go na kontaktach, które rzeczywiście chcą otrzymywać Twoje wiadomości.
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to ramy prawne, które określają zasady zbierania i przetwarzania danych osobowych przez organizacje. W Positive User oznacza to korzystanie z wbudowanych narzędzi do śledzenia zgód, realizacji zapytań o dane oraz zarządzania okresem przechowywania informacji o kontaktach w workspace.
Skorzystaj z poniższych metod, aby mieć pewność, że dysponujesz formalnym potwierdzeniem zgody przed rozpoczęciem komunikacji z odbiorcami.
Wszystkie dane osobowe i zapisy zgód są przechowywane w jednym miejscu, bezpośrednio powiązane z profilem kontaktu. Dzięki temu dane nie są rozproszone po różnych listach, a Ty masz przejrzysty ślad audytowy.
Standardowe atrybuty
Zanim utworzysz formularz, przejdź do „Settings" → „Workspace Settings" i utwórz niestandardowe atrybuty typu „boolean" (tak/nie) dla różnych kanałów komunikacji. Atrybuty te działają jak suwak w profilu kontaktu, pokazując jego aktualny status.
W swoich formularzach i pop-upach dodaj pole, które jest bezpośrednio powiązane z nowym atrybutem zgody. Gdy kontakt zaznaczy checkbox, jego profil zostanie automatycznie zaktualizowany o datę i rodzaj udzielonej zgody.
Zdecydowanie zalecamy stosowanie metody double opt-in. Sprawdź więcej szczegółów na ten temat.
Aby poprawić doświadczenie odbiorców Twojego zespołu, skonfiguruj formularze, landingi i pop-upy tak, by checkbox zgody pojawiał się tylko wtedy, gdy atrybut nie został jeszcze zaktualizowany. Dzięki temu unikniesz pytania o tę samą zgodę dwa razy, a Twoje formularze pozostaną przejrzyste.
Skorzystaj z tych ustawień, aby kontrolować, kto może widzieć wrażliwe dane i jak długo pozostają w Twoim workspace.
Zadbaj o to, by tylko niezbędne osoby miały wgląd we wrażliwe dane kontaktów. W „Settings" → „Team Member Settings" → „Access Level" możesz ograniczyć widoczność, jednocześnie pozwalając członkom zespołu filtrować „Contacts" lub wysyłać kampanie.
Sprawdź dedykowany artykuł dotyczący konfiguracji poziomów dostępu.
Aby spełnić wymogi dotyczące ograniczenia okresu przechowywania danych, przejdź do „Settings" → „Workspace Settings" → „Additional" → „Contact removal settings". Tutaj możesz ustawić liczbę dni, przez które anonimowy kontakt bez przypisanych zadań może pozostawać w workspace, zanim zostanie usunięty.
Jeśli kontakt poprosi o swoje dane, w każdej chwili możesz wyeksportować jego pełny profil do pliku CSV. Dzięki temu masz pewność, że jesteś w stanie dostarczyć wymagane informacje każdemu podmiotowi na żądanie.
Możesz także skopiować pełną historię konwersacji z czatu i wysłać ją e-mailem.
Aby ułatwić spełnienie ograniczeń geograficznych, Positive User korzysta z serwerów zlokalizowanych w Europie. Dzięki temu dane zbierane od kontaktów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) pozostają w tym regionie.
„Prawo do bycia zapomnianym": Jeśli kontakt poprosi o usunięcie swoich danych, usunięcie go z sekcji „Contacts" powoduje skasowanie wszystkich powiązanych elementów z historii, interakcji e-mailowych oraz śledzenia (w tym konwersacji z czatu).
Prywatność danych sprzedażowych: Chroń informacje o kontaktach w swoim zespole „Sales", ograniczając ich widoczność. Możesz tak ustawić uprawnienia, by każdy „Team Member" widział tylko przypisane do niego kontakty (leady), bez możliwości podglądu czy eksportu danych z lejków sprzedażowych współpracowników.
Ręczne usunięcie kontaktu jest nieodwracalne. Ta operacja usuwa również historię jego zaangażowania ze statystyk i kampanii e-mailowych.
