Wenn Sie bereits über eine Kontaktdatenbank verfügen, können Sie diese ganz einfach mit einer CSV- oder XLSX-Datei in Positive User übertragen. Dies ist eine praktische Möglichkeit, Ihre bestehenden Kundendaten in die Plattform zu übernehmen, ohne Kontakte manuell hinzufügen zu müssen.
Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Ihre Datei korrekt strukturiert ist und dass Sie verstehen, wie Kontaktdaten in Positive User gespeichert werden. Die Plattform verwendet sowohl Standard-Attribute (integrierte Felder wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) als auch benutzerdefinierte Attribute (Felder, die Sie selbst erstellen).
Standard-Attribute abgleichen: Wenn die Spalten Ihrer Tabelle mit Standard-Attributen übereinstimmen, können Sie die Datei sofort importieren.
Benutzerdefinierte Attribute erstellen: Wenn Sie zusätzliche Informationen aufnehmen möchten, die standardmäßig nicht unterstützt werden, müssen Sie zunächst die entsprechenden benutzerdefinierten Attribute erstellen. Befolgen Sie die Schritte in „So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Attribut".
Datentypen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass jede Spalte den korrekten Wertetyp für das Attribut hat. Wenn Sie beispielsweise „Scoring" importieren möchten, muss Ihr Attribut vom Typ Integer (Ganzzahl) sein. Wenn Sie ein „Datum" importieren möchten, legen Sie das Attribut als Datetime fest. Weitere Details zu den einzelnen Datentypen finden Sie unter „Was ist ein Attribut".
Stellen Sie vor dem Upload sicher, dass Ihre Datei korrekt formatiert ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihre Datei aussehen soll, können Sie direkt in der App eine vorgefertigte Vorlage herunterladen, indem Sie im Bereich „Daten" → „Import" auf die Schaltfläche „xlsx" oder „csv" klicken.
Weitere Tipps zur Datenformatierung finden Sie in unserem gesonderten Artikel.
Pflichtfelder
Für jeden Kontakt benötigen Sie eine eindeutige Kennung. Dies kann entweder eine E-Mail-Adresse oder eine User-ID sein. Sie können mehrere Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse, aber unterschiedlichen User-IDs haben.
Das Feld „user_id" sollte niemals eine einfache Ganzzahl sein. Wir empfehlen dringend, sie zu kodieren.
Spaltenüberschriften
Fügen Sie in der ersten Zeile Ihrer Datei immer Spaltenüberschriften ein. Versuchen Sie, Ihren Spalten exakt dieselben Namen zu geben wie den bereits vorhandenen Attributen in Positive User. Wenn der Spaltenname mit dem Attributnamen übereinstimmt, ordnet das System sie beim Import automatisch zu.
Kodierung
Was ist Kodierung? Die Kodierung teilt dem Computer mit, wie die Textzeichen in Ihrer Datei interpretiert werden sollen. Das Standardformat und das am meisten empfohlene Format ist UTF-8. Durch die Wahl von UTF-8 wird sichergestellt, dass Sonderzeichen, Akzente und Symbole korrekt importiert werden und nicht in unleserliche Zeichen umgewandelt werden.
Trennzeichen
Was ist ein Trennzeichen? In CSV-Dateien (Comma Separated Values) ist ein Trennzeichen das Satzzeichen, das Ihren Text in einzelne Tabellenspalten unterteilt. Gängige Trennzeichen sind Kommas (,) oder Semikolons (;).
Prüfen Sie, wie Ihre Tabellenkalkulationssoftware die Datei exportiert hat, und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welches Zeichen Ihre Daten trennt.
Felder mit mehreren Werten
Wenn eine Spalte mehrere Werte enthält (z. B. „Tags" oder ein Attribut vom Typ „Feste Auswahl", das mehrere Werte zulässt), trennen Sie diese mit dem senkrechten Strich: „|"
Beispiel: tag1|tag2|tag3
Wenn Sie aus Excel exportieren, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Datenformate für jede Zelle festgelegt haben.
Gehen Sie zu „Daten" → „Importers" und wählen Sie „Import Contacts".
ODER
Sie können auch über „Daten" → „Kontakte" → „Kontakte hinzufügen" → „Kontakte importieren" vorgehen.
Laden Sie die Datei hoch oder ziehen Sie sie per drag & drop.
Wählen Sie die passende Kodierung für Ihre Datei. (UTF-8 ist die Standardeinstellung.)
Wählen Sie das in Ihrer Datei verwendete Trennzeichen aus.
Fügen Sie Listen und Tags hinzu, wenn Sie diese auf die Kontakte anwenden möchten.
Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter „Automatisierungen auslösen", je nachdem, ob Automatisierungen nach dem Import für diese Kontakte ausgeführt werden sollen (basierend auf Listen und Tags).
In diesem Schritt geht es darum, die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den bestehenden Attributen in Positive User zuzuordnen.
Automatische Zuordnung: Wenn der Name der Spalte in Ihrer Datei exakt mit dem Attributnamen im System übereinstimmt, werden sie automatisch zugeordnet.
Manuelle Zuordnung: Für nicht zugeordnete Spalten wählen Sie einfach das passende vorhandene Attribut aus dem Dropdown-Menü aus, um sie zu verknüpfen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Spaltenüberschriften mit Attributen verknüpfen! Nicht zugeordnete Spalten werden nicht importiert!
Sobald alle Spalten aus Ihrer Datei den Attributen zugeordnet sind, klicken Sie auf „Weiter". Sie werden zum Schritt „Bestätigung" weitergeleitet.
Im Schritt „Bestätigung" überprüfen Sie die Zusammenfassung des Imports und bestätigen den Vorgang. Nach der Bestätigung beginnt das System mit der Verarbeitung Ihrer Datei.
Sobald Sie auf „Importieren" klicken, wird Ihnen die DSGVO-Bestätigungsmeldung angezeigt. Dies ist ein obligatorischer Schritt, um die Daten in den Workspace hochzuladen.
Sie können den Importvorgang verfolgen und die endgültigen Ergebnisse im Bereich „Import-Ergebnisse" einsehen, zu dem Sie automatisch weitergeleitet werden.
Sie können diesen Bereich jederzeit über den Pfad „Daten" → „Importers" → „Import-Ergebnisse" aufrufen.
Hier sehen Sie:
Import-Status (Gestartet/Ausstehend/Abgeschlossen/Archiviert)
Erstellungsdatum
Abgeschlossen am
Typ (welche Art von Daten importiert wurde)
Erstellt von (Nutzer, der die Datei hochgeladen hat)
Dateiname
Gesamtzahl der Zeilen (aus Ihrer Datei)
Erfolgreich (endgültige Anzahl der importierten Zeilen)
Fehlgeschlagen (zeigt die Anzahl der Fehler an)
Wenn während des Imports etwas schiefgeht, klicken Sie auf den Dateinamen, um einen detaillierten Fehlerbericht anzuzeigen.
Um die neu importierten Profile anzuzeigen, gehen Sie zu „Daten" → „Kontakte". Sie können Ihre Datenbank nach der spezifischen Kontaktliste oder dem Tag filtern, die Sie während des Imports zugewiesen haben, um die importierten Daten einfach zu überprüfen.
Sie können denselben Importvorgang verwenden, um bestehende Kontakte zu aktualisieren. Um einen Kontakt zu aktualisieren, muss das System ihn erkennen anhand von:
derselben E-Mail-Adresse
oder
derselben user_id (sofern in Ihrem Workspace verwendet)
Wie sich die user_id auf Aktualisierungen auswirkt:
Wenn Sie im Workspace user_id verwenden und eine CSV/XLSX mit bestehenden Kontakten mit derselben user_id importieren → die Kontakte im System werden aktualisiert
Wenn Sie im Workspace keine user_id verwenden und eine CSV/XLSX mit bestehenden Kontakten ohne user_id importieren → die Kontakte im System werden aktualisiert
Wenn Sie im Workspace user_id verwenden und eine CSV/XLSX mit bestehenden Kontakten ohne user_id importieren → es werden neue Kontakte hinzugefügt
Wenn Sie im Workspace keine user_id verwenden und eine CSV/XLSX mit bestehenden Kontakten mit user_id importieren → es werden neue Kontakte hinzugefügt
