Sie können Deals aus einer CSV- oder XLSX-Datei in Positive User importieren, um Ihre Vertriebs-Pipeline schneller und effizienter zu füllen. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, und Ihr CRM bleibt mit strukturierten Deal-Informationen organisiert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Datei vorbereiten und Ihre Stages zuordnen, um Deals korrekt zu importieren.
Stellen Sie vor Beginn sicher, dass Ihre Datei korrekt strukturiert ist und dass Sie verstehen, wie Daten in Positive User gespeichert werden. Die Plattform verwendet sowohl Standard-Attribute (integrierte Felder wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) als auch benutzerdefinierte Attribute (Felder, die Sie selbst erstellen).
Pipelines erstellen: Jeder Deal muss in eine bestimmte Stage der Pipeline importiert werden. Um eine Pipeline zu erstellen, gehen Sie zu „Einstellungen" → „Workspace Einstellungen" → „Vertrieb" → „Pipelines". Mehr Informationen.
Standard-Attribute abgleichen: Wenn die Spalten Ihrer Tabelle mit Standard-Attributen übereinstimmen, können Sie die Datei sofort importieren.
Benutzerdefinierte Attribute erstellen: Wenn Sie zusätzliche Informationen einfügen möchten, die standardmäßig nicht unterstützt werden, müssen Sie zuerst die entsprechenden benutzerdefinierten Attribute erstellen. Folgen Sie den Schritten in „So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Attribut".
Datentypen prüfen: Stellen Sie sicher, dass jede Spalte den korrekten Attributwerttyp hat. Wenn Sie beispielsweise „Scoring" importieren möchten, muss Ihr Attribut vom Typ Integer sein. Wenn Sie ein „Datum" importieren möchten, setzen Sie das Attribut auf datetime. Weitere Details zu bestimmten Datentypen finden Sie in „Was ist ein Attribut".
Stellen Sie vor dem Upload sicher, dass Ihre Datei korrekt formatiert ist. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre Datei aussehen sollte, können Sie eine gebrauchsfertige Vorlage direkt aus der App herunterladen, indem Sie im Bereich „Daten" → „Import" auf die Schaltfläche „xlsx" oder „csv" klicken.
Weitere Tipps zur Datenformatierung finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.
Pflichtfelder
Sie müssen für jeden Deal eine eindeutige Kennung vergeben. Dies kann entweder ein Name oder eine Deal-ID sein. Sie können mehrere Deals mit demselben Namen, aber unterschiedlichen Deal-IDs haben.
Wenn Sie später andere Objekte mit Deals verknüpfen möchten, müssen Sie deal_id verwenden.
Die Datei muss die folgenden Spalten enthalten:
name / deal_id (eindeutige Kennung des Deals)
stage (ID einer bestimmten Stage einer bestimmten Pipeline, der der Deal zugeordnet ist)
status (1 – in Bearbeitung / 2 – gewonnen / 3 – verloren / 4 – archiviert)
value (numerische Schätzung des Deal-Werts)
currency (z. B. USD, PL, EUR)
Sie finden die „Stage-ID" der Pipeline unter „Einstellungen" → „Workspace Einstellungen" → „Vertrieb" → „Pipelines" unterhalb des Namens der Stage.
Zusätzliche (empfohlene) Spalten:
person (contact_id des Kontakts, dem Sie den Deal zuordnen möchten)
company ID (wenn Sie einen Deal einem B2B-Interessenten zuordnen möchten)
assigned to (Vor- und Nachname des Nutzers, der für den Deal verantwortlich ist)
+ Ihre zuvor in der App erstellten benutzerdefinierten Attribute
Denken Sie daran: Wenn Sie einen Deal einem Kontakt oder einem Unternehmen zuordnen möchten, müssen diese Objekte bereits im Workspace vorhanden sein.
Spaltenüberschriften
Fügen Sie immer Spaltenüberschriften in die erste Zeile Ihrer Datei ein. Versuchen Sie, Ihren Spalten exakt dieselben Namen zu geben wie die in Positive User vorhandenen Attribute. Wenn der Spaltenname mit dem Attributnamen identisch ist, ordnet das System sie beim Import automatisch zu.
Kodierung
Was ist Kodierung? Die Kodierung teilt dem Computer mit, wie die Textzeichen in Ihrer Datei zu interpretieren sind. Das Standardformat und das am dringendsten empfohlene Format ist UTF-8. Die Wahl von UTF-8 stellt sicher, dass Sonderzeichen, Akzente und Symbole korrekt importiert werden und sich nicht in zufällige Zeichen verwandeln.
Trennzeichen
Was ist ein Trennzeichen? In CSV-Dateien (Comma Separated Values) ist ein Trennzeichen das Satzzeichen, das Ihren Text in separate Tabellenspalten unterteilt. Übliche Trennzeichen sind Kommas (,) oder Semikolons (;).
Prüfen Sie, wie Ihre Tabellenkalkulationssoftware die Datei exportiert hat, und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welches Zeichen Ihre Daten trennt.
Felder mit mehreren Werten
Wenn eine Spalte mehrere Werte enthält (zum Beispiel „Tags" oder ein Attribut vom Typ „feste Auswahl" mit erlaubten Mehrfachwerten), trennen Sie diese mit dem Pipe-Zeichen: „|"
Beispiel: tag1|tag2|tag3
Wenn Sie aus Excel exportieren, achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Datenformate für jede Zelle festlegen.
Gehen Sie zu „Daten" → „Importer" und wählen Sie „Deals importieren".
ODER
Gehen Sie in den Bereich „Vertrieb" → „Deals" und suchen Sie eine Pfeiltaste neben „Neuer Deal". Wählen Sie dann „Deals importieren".
Laden Sie die Datei hoch oder ziehen Sie sie per drag & drop hinein.
Wählen Sie die zu Ihrer Datei passende Kodierung. (UTF-8 ist der Standard)
Wählen Sie das in Ihrer Datei verwendete Trennzeichen.
Fügen Sie Tags hinzu, wenn diese auf die Deals angewendet werden sollen.
In diesem Schritt geht es darum, die Spaltenüberschriften Ihrer Datei den vorhandenen Attributen in Positive User zuzuordnen.
Automatische Zuordnung: Wenn der Name der Spalte in Ihrer Datei exakt mit dem Attributnamen im System übereinstimmt, werden sie automatisch zugeordnet.
Manuelle Zuordnung: Wählen Sie für nicht zugeordnete Spalten einfach das passende vorhandene Attribut aus dem Dropdown-Menü aus, um sie zu verbinden.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Spaltenüberschriften mit Attributen verbinden! Nicht zugeordnete Spalten werden nicht importiert!
Sobald alle Spalten aus Ihrer Datei Attributen zugeordnet sind, klicken Sie auf „Weiter". Sie werden zum Schritt „Bestätigung" weitergeleitet.
Im Schritt „Bestätigung" überprüfen Sie die Zusammenfassung des Imports und bestätigen den Vorgang. Nach der Bestätigung beginnt das System mit der Verarbeitung Ihrer Datei.
Sie können den Importvorgang überwachen und die Endergebnisse im Bereich „Import-Ergebnisse" prüfen, zu dem Sie automatisch weitergeleitet werden.
Sie können diesen Bereich jederzeit über den Pfad „Daten" → „Importer" → „Import-Ergebnisse" aufrufen.
Hier sehen Sie:
Importstatus (Gestartet/Ausstehend/Abgeschlossen/Archiviert)
Erstellungsdatum
Abgeschlossen am
Typ (welche Art von Daten importiert wurde)
Erstellt von (Nutzer, der die Datei hochgeladen hat)
Dateiname
Gesamtzeilen (aus Ihrer Datei)
Erfolgreich (finale Anzahl importierter Zeilen)
Fehlgeschlagen (zeigt die Anzahl der Fehler)
Wenn beim Import etwas schiefgeht, klicken Sie auf den Dateinamen, um einen detaillierten Fehlerbericht anzuzeigen.
Um die neu importierten Profile anzusehen, gehen Sie zu „Vertrieb" → „Deals" → Tabellenansicht. Sie können Ihre Deals nach bestimmten Attributen oder Tags filtern, die Sie beim Import zugewiesen haben, um die importierten Daten einfach zu überprüfen.
Sie können denselben Importvorgang nutzen, um bestehende Deals zu aktualisieren. Um einen Deal zu aktualisieren, muss ihn das System erkennen an:
name
ODER
deal_id
