Si vous disposez déjà d’une base de données de contacts, vous pouvez l’importer facilement dans Positive User à l’aide d’un fichier CSV ou XLSX. Cette méthode permet de transférer rapidement vos données vers la plateforme, sans avoir à créer les contacts manuellement.
Avant de lancer l’import, assurez-vous que votre fichier est correctement structuré et que vous comprenez comment les données des contacts sont organisées dans Positive User. La plateforme utilise à la fois des attributs standard (des champs intégrés par défaut comme l’adresse email ou le numéro de téléphone) et des attributs personnalisés (des champs que vous créez vous-même).
Faire correspondre les attributs standard : Si les colonnes de votre fichier correspondent aux attributs standard existants, vous pourrez importer le fichier directement.
Créer des attributs personnalisés : Si vous souhaitez inclure des informations supplémentaires qui ne sont pas prises en charge par défaut, vous devez d’abord créer les attributs personnalisés correspondants. Suivez les étapes de l’article “Comment créer un attribut personnalisé ?”.
Vérifier les types de données : Assurez-vous que chaque colonne correspond bien au type de valeur attendu par l’attribut. Par exemple : si vous souhaitez importer un “Scoring”, vérifiez que l’attribut est défini comme entier (integer). Si vous souhaitez importer une “Date”, définissez l’attribut au format datetime. Pour plus de détails sur les types de données disponibles, consultez l’article “Qu'est-ce qu'un attribut ?”.
Avant d’importer votre fichier, assurez-vous qu’il est correctement formaté. Si vous avez besoin d’un exemple, vous pouvez télécharger un modèle prêt à l’emploi directement depuis l’application en cliquant sur le bouton “xlsx” ou “csv” dans la section “Données” → “Importateurs”.
Pour plus de conseils sur le formatage des données, consultez notre article dédié.
Champs obligatoires
Chaque contact doit posséder un identifiant unique, qu’il s’agisse d’une adresse email ou d’un ID de contact. Il est possible d’avoir plusieurs contacts avec la même adresse email, à condition qu’ils aient des ID de contact différents.
En-têtes de colonnes
La première ligne de votre fichier doit toujours contenir les en-têtes de colonnes.
Essayez d’utiliser exactement les mêmes noms que les attributs existants dans Positive User. Si le nom de la colonne est identique au nom de l’attribut, le système les associera automatiquement lors de l’import.
Encodage
L’encodage indique à l’ordinateur comment interpréter les caractères présents dans votre fichier. Le format par défaut et recommandé est UTF-8. Cet encodage garantit que les caractères spéciaux, les accents et les symboles seront correctement importés, sans être remplacés par des caractères incorrects.
Séparateur
Dans les fichiers CSV (Comma Separated Values), un séparateur est caractère utilisé pour distinguer les données en différentes colonnes. Les séparateurs les plus courants sont la virgule (,) et le point-virgule (;).
Champs à valeurs multiples
Si une colonne contient plusieurs valeurs (par exemple “Tags” ou tout attribut de type choix fixe autorisant plusieurs valeurs), séparez-les avec le caractère pipe : “|”
Exemple : tag1|tag2|tag3
Accédez à “Données” → “Importateurs” et sélectionnez “Importer des contacts”.
OU
Accédez à “Données” → “Contacts” → “Ajouter des contacts” → “Importer des contacts”.
Importez votre fichier manuellement ou par glisser & déposer.
Choisissez l’encodage correspondant à votre fichier (UTF-8 est sélectionné par défaut).
Sélectionnez le séparateur utilisé dans votre fichier.
Ajoutez des listes de contacts et des tags si vous souhaitez les appliquer aux contacts importés.
Activez l’option “Déclencher les automatisations”, si vous souhaitez lancer des automatisations pour ces contacts après l’import (en fonction des listes et des tags).
À cette étape, vous devez faire correspondre les en-têtes de colonnes de votre fichier avec les attributs existants dans Positive User.
Correspondance automatique : Si le nom d’une colonne est identique au nom d’un attribut dans le système, la correspondance sera faite automatiquement.
Correspondance manuelle : Pour les colonnes qui ne sont pas associées automatiquement, il suffit de sélectionner l’attribut correspondant dans le menu déroulant.
Une fois toutes les correspondances effectuées, cliquez sur “Suivant”. Vous serez redirigé vers l’étape "Confirmation".
Lors de l’étape “Confirmation”, vous pouvez vérifier le récapitulatif de l’import avant de valider l’opération. Une fois l’import confirmé, le système commence à traiter votre fichier.
Après avoir cliqué sur “Importer”, une notification de confirmation RGPD apparaîtra. Cette étape est obligatoire pour importer les données dans l’espace de travail.
Vous pouvez suivre la progression de l’import et consulter les résultats dans la section “Résultats d’importation". Vous y serez redirigé automatiquement.
Cette section est également accessible à tout moment via “Données” → “Importateurs” → “Résultats d’importation”.
Vous y trouverez les informations suivantes :
Statut (commencé/en cours/terminé/archivé)
Crée le
Terminé le
Type (type de donnée importée)
Crée par (utilisateur ayant importé le fichier)
Nom du fichier
Total de lignes (dans votre fichier)
Réussi (nombre de lignes importées avec succès)
Échoué (nombre de lignes ayant échoué)
Si une erreur survient pendant l’import, cliquez sur le nom du fichier pour afficher un rapport d’erreurs détaillé.
Pour identifier les nouveaux contacts importés, rendez-vous dans “Données” → “Contacts”. Vous pouvez filtrer votre base de données par liste de contacts ou par tag ajouté lors de l’import afin de retrouver facilement les données importées.
Vous pouvez utiliser le même processus d’import pour mettre à jour des contacts existants. Pour qu’un contact soit mis à jour, le système doit pouvoir l’identifier grâce à :
La même adresse email
ou
Le même user_id (s’il est utilisé)
Comment user_id influence les mises à jour
si vous utilisez user_id dans l’espace de travail et que vous importez un fichier CSV/XLSX contenant des contacts existants avec le même user_id → les contacts seront mis à jour
si vous n’utilisez pas user_id dans l’espace de travail et que vous importez un fichier CSV/XLSX contenant des contacts existants sans user_id → les contacts seront mis à jour
si vous utilisez user_id dans l’espace de travail et que vous importez un fichier CSV/XLSX contenant des contacts existants sans user_id → de nouveaux contacts seront ajoutés
si vous n’utilisez pas user_id dans l’espace de travail et que vous importez un fichier CSV/XLSX contenant des contacts existants avec user_id → de nouveaux contacts seront ajoutés
