Puedes importar oportunidades a Positive User desde un archivo CSV o XLSX para llenar tu pipeline de ventas de forma más rápida y eficiente. Esto elimina la necesidad de introducir los datos manualmente y garantiza que tu CRM se mantenga organizado con información estructurada sobre las oportunidades. En este artículo aprenderás a preparar tu archivo y a mapear las etapas para importar las oportunidades correctamente.
Antes de empezar, asegúrate de que tu archivo esté estructurado correctamente y de entender cómo se almacenan los datos en Positive User. La plataforma utiliza tanto atributos estándar (campos predeterminados como la dirección de email o el número de teléfono) como atributos personalizados (campos que tú mismo creas).
Crea pipelines: cada oportunidad debe importarse a una etapa concreta del pipeline. Para crear un pipeline ve a “Ajustes” → “Configuración del espacio de trabajo” → “Ventas” → “Pipelines”. Más información.
Empareja los atributos estándar: si las columnas de tu hoja de cálculo coinciden con los atributos estándar, puedes importar el archivo directamente.
Crea atributos personalizados: si quieres incluir información adicional que no está soportada por defecto, primero tendrás que crear los atributos personalizados correspondientes. Sigue los pasos indicados en “Cómo crear un atributo personalizado”.
Verifica los tipos de datos: asegúrate de que cada columna tenga el tipo de valor de atributo correcto. Por ejemplo, si quieres importar "Scoring", asegúrate de que tu atributo sea un número entero. Si quieres importar una "Fecha", configura el atributo como datetime. Consulta “Qué es un atributo” para más información sobre tipos de datos concretos.
Antes de subirlo, asegúrate de que tu archivo tenga el formato correcto. Si no estás seguro de cómo debe verse tu archivo, puedes descargar una plantilla lista para usar directamente desde la aplicación haciendo clic en el botón “xlsx” o “csv” en la sección “Data” → “Importar”.
Para encontrar más consejos sobre el formato de los datos, consulta nuestro artículo dedicado.
Campos obligatorios
Debes contar con un identificador único para cada oportunidad. Puede ser un nombre o un deal ID. Puedes tener varias oportunidades con el mismo nombre pero con distintos deal IDs.
Si más adelante quieres conectar otros objetos con las oportunidades, deberás usar deal_id.
El archivo debe incluir las siguientes columnas:
name / deal_id (identificador único de la oportunidad)
stage (id de la etapa concreta del pipeline al que está asignada la oportunidad)
status (1 - en curso / 2 - ganada / 3 - perdida / 4 - archivada)
value (estimación numérica del valor de la oportunidad)
currency (por ejemplo, USD, PL, EUR)
Puedes encontrar el “stage ID” del pipeline en la sección “Ajustes” → “Configuración del espacio de trabajo” → “Ventas” → “Pipelines”, debajo del nombre de la etapa.
Columnas adicionales (recomendadas):
person (contact_id del contacto al que quieres asignar la oportunidad)
company ID (si quieres asignar una oportunidad a un prospecto B2B)
assigned to (nombre y apellidos del usuario responsable de la oportunidad)
+ tus atributos personalizados creados previamente en la aplicación
Recuerda que, si quieres asignar una oportunidad a un contacto o a una empresa, estos objetos ya deben existir en el workspace.
Encabezados de columna
Incluye siempre los encabezados de columna en la primera fila de tu archivo. Intenta darles a tus columnas exactamente los mismos nombres que tienen los atributos existentes en Positive User. Si el nombre de la columna es idéntico al nombre del atributo, el sistema los emparejará automáticamente durante la importación.
Codificación
¿Qué es la codificación? La codificación indica al ordenador cómo interpretar los caracteres de texto de tu archivo. El formato predeterminado y más recomendado es UTF-8. Elegir UTF-8 garantiza que los caracteres especiales, los acentos y los símbolos se importen correctamente y no se conviertan en símbolos aleatorios.
Separador
¿Qué es un separador? En los archivos CSV (Comma Separated Values), un separador es el signo de puntuación que se usa para dividir el texto en distintas columnas de la hoja de cálculo. Los separadores más habituales son la coma (,) o el punto y coma (;).
Revisa cómo tu software de hojas de cálculo exportó el archivo y asegúrate de saber qué carácter divide tus datos.
Campos con varios valores
Si una columna contiene varios valores (por ejemplo, “Etiquetas” o cualquier atributo del tipo elección fija con varios valores permitidos), sepáralos usando la barra vertical: “|”
Ejemplo: tag1|tag2|tag3
Si vas a exportar desde Excel, asegúrate de configurar los formatos de datos correctos para cada celda.
Ve a “Data” → “Importers” y elige “Importar oportunidades”.
O BIEN
Ve a la sección “Ventas” → “Oportunidades” y busca un botón con forma de flecha junto a “Nueva oportunidad”. Luego selecciona “Importar oportunidades”.
Sube el archivo o arrástralo con drag&drop.
Elige la codificación adecuada para tu archivo. (UTF-8 es la predeterminada)
Elige el separador utilizado en tu archivo.
Añade etiquetas si quieres que se apliquen a las oportunidades.
Este paso consiste en mapear los encabezados de columna de tu archivo con los atributos existentes en Positive User.
Emparejamiento automático: si el nombre de la columna de tu archivo es exactamente igual al nombre del atributo en el sistema, se emparejarán automáticamente.
Emparejamiento manual: para las columnas que no se hayan emparejado, simplemente selecciona el atributo existente correcto en el menú desplegable para conectarlas.
Asegúrate de conectar todos los encabezados de columna con los atributos. Las columnas sin emparejar no se importarán.
Una vez que todas las columnas de tu archivo estén emparejadas con los atributos, haz clic en “Siguiente”. Serás redirigido al paso “Confirmación”.
En el paso “Confirmación”, revisa el resumen de la importación y confirma el proceso. Tras la confirmación, el sistema empezará a procesar tu archivo.
Puedes seguir el proceso de importación y consultar los resultados finales en la sección “Resultados de la importación”, a la que serás redirigido automáticamente.
Puedes visitar esta sección en cualquier momento a través de la ruta “Data” → “Importers” → “Resultados de la importación”.
Aquí verás:
Estado de la importación (Iniciada/Pendiente/Completada/Archivada)
Fecha de creación
Completada el
Tipo (qué tipo de datos se importaron)
Creada por (usuario que subió el archivo)
Nombre del archivo
Total de filas (de tu archivo)
Correctas (número final de filas importadas)
Fallidas (muestra el número de fallos)
Si algo sale mal durante la importación, haz clic en el nombre del archivo para ver un informe detallado de errores.
Para ver los perfiles recién importados, ve a “Ventas” → “Oportunidades” → vista de tabla. Puedes filtrar tus oportunidades por los atributos específicos o la etiqueta que hayas añadido durante la importación para revisar fácilmente los datos importados.
Puedes usar el mismo proceso de importación para actualizar oportunidades existentes. Para actualizar una oportunidad, el sistema debe reconocerla por:
name
O BIEN
deal_id
