Puedes importar tareas a Positive User desde un archivo CSV o XLSX para organizar el workflow de tu equipo de forma más rápida y eficiente. Esto te permite evitar la introducción manual de data y garantiza que cada tarea esté correctamente asignada y monitorizada dentro de la plataforma. En este artículo descubrirás cómo preparar tu archivo e importar tareas correctamente.
Para saber más sobre las tareas en Positive User, consulta los siguientes artículos:
Antes de comenzar, asegúrate de que tu archivo esté correctamente estructurado y de que entiendas cómo se almacena la data en Positive User. La plataforma utiliza tanto atributos estándar (campos predefinidos como «name» o «status») como atributos personalizados (campos que tú mismo creas).
Comprueba/Crea los tipos de tarea: elige entre los tipos de tarea existentes o crea los tuyos propios para usar el ID en el archivo de importación. Ve a «Settings» → «Workspace Settings» → «Sales» → «Task types».
Haz coincidir los atributos estándar: si las columnas de tu hoja de cálculo coinciden con los atributos estándar, puedes importar el archivo directamente.
Crea atributos personalizados: si quieres incluir información adicional que no esté soportada por defecto, primero deberás crear los atributos personalizados correspondientes. Sigue los pasos de «Cómo crear un atributo personalizado».
Verifica los tipos de data: asegúrate de que cada columna tenga el tipo de valor de atributo correcto. Por ejemplo, si quieres importar «Scoring», comprueba que tu atributo sea un número entero. Si quieres importar una «Fecha», configura el atributo como datetime. Consulta «Qué es un atributo» para más detalles sobre tipos de data específicos.
Si quieres asignar las tareas importadas a contactos/empresas/oportunidades específicos, asegúrate de que estos objetos ya existan en el workspace.
Antes de subirlo, comprueba que tu archivo tenga el formato correcto. Si no estás seguro de cómo debe verse tu archivo, puedes descargar una plantilla lista para usar directamente desde la aplicación haciendo clic en el botón «xlsx» o «csv» en la sección «Data» → «Import».
Para conocer más consejos sobre el formato de la data, consulta nuestro artículo dedicado.
Campos obligatorios
Debes disponer de un identificador único para cada tarea; puede ser el nombre de la tarea.
name (nombre único de la tarea)
type (ID del tipo de tarea desde «Workspace Settings»)
datetime (fecha límite en formato ISO 8601, p. ej. 2027-07-28T15:49:29.407857Z)
duration (en minutos)
done (estado de la tarea, donde «FALSE - en curso», «TRUE - hecha»)
done date (este es un campo obligatorio si eliges «done = true»)
Para consultar el ID de un tipo de tarea existente, ve a «Settings» → «Workspace Settings» → «Sales» → «Task types». Aquí también puedes crear tipos de tarea personalizados.
Columnas adicionales (recomendadas):
custom_id (si planeas actualizar tareas mediante importación CSV en el futuro)
person (contact_id del contacto al que quieres asignar la tarea)
company (nombre de la empresa existente a la que quieres asignar una tarea)
deal (deal_id de la oportunidad a la que quieres asignar la tarea)
assignee (nombre y apellido del usuario responsable de la oportunidad)
description (un campo de texto que añade más contexto a la tarea)
+ tus atributos personalizados creados previamente en la aplicación
Encabezados de columna
Incluye siempre los encabezados de columna en la primera fila de tu archivo. Intenta darles a tus columnas exactamente los mismos nombres que tienen los atributos existentes en Positive User. Si el nombre de la columna es idéntico al nombre del atributo, el sistema los emparejará automáticamente durante la importación.
Codificación
¿Qué es la codificación? La codificación le indica al ordenador cómo interpretar los caracteres de texto de tu archivo. El formato predeterminado y más recomendado es UTF-8. Elegir UTF-8 garantiza que los caracteres especiales, acentos y símbolos se importen correctamente sin convertirse en símbolos aleatorios.
Separador
¿Qué es un separador? En los archivos CSV (Comma Separated Values), un separador es el signo de puntuación que se utiliza para dividir tu texto en columnas distintas de la hoja de cálculo. Los separadores comunes son las comas (,) o los puntos y comas (;).
Comprueba cómo exportó el archivo tu programa de hojas de cálculo y asegúrate de saber qué carácter divide tu data.
Campos con múltiples valores
Si una columna contiene varios valores (un atributo del tipo elección fija con múltiples valores permitidos), sepáralos usando el carácter de barra vertical: «|»
Ejemplo: valor1|valor2|valor3
Si exportas desde Excel, asegúrate de configurar los formatos de data correctos para cada celda.
Ve a «Data» → «Importers» y elige «Import Tasks».
O
Ve a la sección «Sales» → «Tasks» y busca un botón con flecha junto a «New task». Después, pulsa «Import tasks».
Sube o arrastra y suelta (drag&drop) el archivo.
Elige la codificación adecuada para tu archivo. (UTF-8 es la predeterminada)
Elige el separador utilizado en tu archivo.
Este paso consiste en mapear los encabezados de columna de tu archivo con los atributos existentes en Positive User.
Emparejamiento automático: si el nombre de la columna de tu archivo es exactamente el mismo que el nombre del atributo en el sistema, se emparejarán automáticamente.
Emparejamiento manual: para las columnas sin emparejar, simplemente selecciona el atributo existente correcto del menú desplegable para conectarlos.
¡Asegúrate de conectar todos los encabezados de columna con los atributos! ¡Las columnas sin emparejar no se importarán!
Una vez que todas las columnas de tu archivo estén emparejadas con los atributos, haz clic en «Next». Serás redirigido al paso de «Confirmación».
En el paso «Confirmación», revisa el resumen de la importación y confirma el proceso. Tras la confirmación, el sistema comienza a procesar tu archivo.
Puedes monitorizar el proceso de importación y consultar los resultados finales en la sección «Import Results», a la que serás redirigido automáticamente.
Puedes visitar esta sección en cualquier momento a través de la ruta «Data» → «Importers» → «Import Results».
Aquí verás:
Estado de la importación (Started/Pending/Complete/Archived)
Fecha de creación
Completada el
Tipo (qué tipo de data se importó)
Creado por (usuario que subió el archivo)
Nombre del archivo
Filas totales (de tu archivo)
Correctas (número final de filas importadas)
Fallidas (muestra el número de errores)
Si algo sale mal durante la importación, haz clic en el nombre del archivo para ver un informe detallado de errores.
Para ver las tareas recién importadas, ve a «Sales» → «Tasks». Puedes filtrar tus tareas por atributos específicos para revisar fácilmente la data importada.
Puedes utilizar el mismo proceso de importación para actualizar tareas existentes. Para actualizar una tarea, el sistema debe reconocerla mediante el «custom_id» de la tarea. Es la única opción para reconocer una tarea que ya existe en el workspace.
