Une identification fiable est essentielle pour maintenir une base de données propre dans Positive User. Lorsque vos enregistrements sont correctement identifiés, vous vous assurez que les automatisations se déclenchent pour les bonnes personnes et que les données provenant de systèmes externes sont associées aux bonnes fiches. Choisir le bon identifiant vous aide à éviter les doublons et à suivre de manière cohérente le parcours de vos contacts.
En comprenant la différence entre les identifiants générés par le système et ceux définis par les utilisateurs, votre équipe peut mettre en place une structure de données plus sécurisée et évolutive.
Dans Positive User, vous disposez de trois principaux moyens d’identifier des objets tels que les contacts, les entreprises et les opportunités. Chacun répond à un besoin spécifique selon la manière dont vous gérez vos données.
L'ID système est un numéro unique et permanent attribué par Positive User dès la création d'un objet. Vous trouverez cet ID à la fin de l'URL dans la barre d'adresse de votre navigateur lorsque vous consultez un profil spécifique.
Caractéristique : il est immuable et ne peut être ni modifié ni supprimé.
Idéal pour : les références système internes et les opérations avancées via l'API REST.
Un ID personnalisé est un attribut standard vide par défaut, dont vous définissez la valeur. Il est souvent importé depuis une base de données externe, un CRM ou une boutique en ligne (comme un ID Shopify). Contrairement à l'ID système, il est stocké sous forme de champ spécifique dans la fiche de l'objet.
Caractéristique : il est flexible et permet de faire le lien entre Positive User et vos autres outils.
Idéal pour : garantir que le contact X de votre système externe reste toujours le contact X dans Positive User. Il est également utile pour relier différents objets entre eux (par exemple assigner des contacts à des entreprises).
Pour renforcer la sécurité, évitez d’utiliser des adresses email en clair comme identifiant personnalisé pour les contacts. Afin de protéger correctement les données sensibles, il est recommandé de hacher ou d’encoder ces valeurs avant de les envoyer à Positive User.
Pour les contacts, l’adresse email peut servir d’identifiant naturel. C’est le moyen le plus courant de reconnaître les personnes qui interagissent avec vos formulaires ou vos campagnes.
Caractéristique : elle facilite considérablement le dédoublonnage. Si vous ne disposez pas d'un ID numérique distinct provenant d'une base de données externe, l'utilisation de l'adresse email est vivement recommandée.
Idéal pour : maintenir automatiquement une base de données propre.
Chaque contact dispose d’un identifiant système par défaut. Voici comment choisir l’identifiant principal le plus adapté à votre utilisation :
Quand utiliser une adresse email : c’est généralement la meilleure option. Elle permet d’éviter facilement les doublons lorsque des personnes remplissent des formulaires, s’abonnent à des newsletters ou interagissent avec vos campagnes. En revanche, cette méthode ne permet pas de conserver plusieurs contacts avec la même adresse email.
Quand utiliser un ID personnalisé : choisissez cette option si votre plateforme externe (par exemple une application personnalisée) génère ses propres identifiants uniques. Cela permet de synchroniser parfaitement les deux systèmes et d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire si les valeurs sont hachées. Il est recommandé d’utiliser un identifiant personnalisé pour identifier les contacts, car il s’agit de données vérifiées et fiables.
Quand l'ID système est utilisé : si aucun email ni ID personnalisé n'est fourni, Positive User s'appuie sur l'ID système et les cookies du navigateur pour suivre temporairement la personne en tant que contact anonyme.
Quand utiliser un ID personnalisé : cette méthode est particulièrement utile pour assigner automatiquement des contacts aux entreprises. En incluant un attribut “company_id” dans votre fichier lors d’un import CSV, Positive User associe instantanément chaque personne à la bonne fiche de l'entreprise.
Quand un ID système suffit : utilisez-le si votre équipe gère manuellement son tunnel de vente dans l’application et n’a pas besoin de synchroniser les données des entreprises avec un outil externe, comme un logiciel de comptabilité.
La logique pour les opportunités et les tickets de support suit le même schéma que pour les entreprises et les contacts.
Le rôle de l'ID système : pour les tâches quotidiennes dans votre tunnel de vente ou votre helpdesk, vous utiliserez principalement l’identifiant système généré automatiquement. L’application gère le suivi en arrière-plan lorsque les éléments changent d’étape.
Quand utiliser un ID personnalisé : un ID personnalisé (comme un ID d'opportunité ou une référence à un ticket provenant d'un autre système) devient nécessaire lorsque vos développeurs doivent mettre à jour des statuts à distance ou modifier certains attributs via l'API REST, ou lorsque vous devez associer ces objets à d'autres (par exemple, importer des tâches et les associer à des opportunités).
Les autres objets du système, comme les tickets de support, peuvent être gérés de la même manière : en utilisant les identifiants système pour la navigation interne dans l’application et les identifiants personnalisés pour les mises à jour effectuées via l’API.
