Puoi importare le opportunità di vendita in Positive User da un file CSV o XLSX per popolare la tua pipeline di vendita in modo più rapido ed efficiente. Questo elimina la necessità di inserire manualmente i dati e garantisce che il tuo CRM resti organizzato con informazioni strutturate sulle opportunità di vendita. In questo articolo scoprirai come preparare il tuo file e mappare gli stage per importare correttamente le opportunità di vendita.
Prima di iniziare, assicurati che il tuo file sia strutturato correttamente e di aver compreso come vengono archiviati i dati in Positive User. La piattaforma utilizza sia campi standard (campi predefiniti come l'indirizzo email o il numero di telefono) sia campi personalizzati (campi creati da te).
Crea le pipeline di vendita: ogni opportunità di vendita deve essere importata in uno stage specifico della pipeline. Per creare una pipeline vai su "Settings" → "Workspace Settings" → "Sales" → "Pipelines". Maggiori informazioni.
Abbina i campi standard: se le colonne del tuo foglio di calcolo corrispondono ai campi standard, puoi importare il file immediatamente.
Crea campi personalizzati: se vuoi includere informazioni aggiuntive non supportate di default, dovrai prima creare i relativi campi personalizzati. Segui i passaggi in "Come creare un campo personalizzato".
Verifica i tipi di dati: assicurati che ogni colonna abbia il tipo di valore del campo corretto. Ad esempio, se vuoi importare "Scoring", assicurati che il tuo campo sia un intero. Se vuoi importare una "Date", imposta il campo come datetime. Consulta "Cos'è un campo" per i dettagli sui tipi di dati specifici.
Prima di caricare, assicurati che il tuo file sia formattato correttamente. Se non sei sicuro di come dovrebbe apparire il tuo file, puoi scaricare un template pronto all'uso direttamente dall'app cliccando sul pulsante "xlsx" o "csv" nella sezione "Data" → "Import".
Per trovare più consigli sulla formattazione dei dati, consulta il nostro articolo dedicato.
Campi obbligatori
Devi avere un identificatore univoco per ogni opportunità di vendita. Può essere un name o un deal ID. Puoi avere diverse opportunità di vendita con lo stesso nome ma con deal ID differenti.
Se in seguito vorrai collegare altri oggetti alle opportunità di vendita, dovrai utilizzare il deal_id.
Il file deve includere le seguenti colonne:
name / deal_id (identificatore univoco dell'opportunità di vendita)
stage (id di uno stage specifico di una specifica pipeline a cui l'opportunità di vendita è assegnata)
status (1 - in progress / 2 - won / 3 - lost / 4 - archived)
value (stima numerica del valore dell'opportunità di vendita)
currency (es. USD, PL, EUR)
Puoi trovare lo "stage ID" della pipeline in "Settings" → "Workspace Settings" → "Sales" → "Pipelines" sotto il nome dello stage.
Colonne aggiuntive (consigliate):
person (contact_id del contatto a cui vuoi assegnare l'opportunità di vendita)
company ID (se vuoi assegnare un'opportunità di vendita a un prospect B2B)
assigned to (nome e cognome del membro del team responsabile dell'opportunità di vendita)
+ i tuoi campi personalizzati creati nell'app in precedenza
Ricorda che se vuoi assegnare un'opportunità di vendita al contatto o a un'azienda, questi oggetti devono già esistere nel workspace.
Intestazioni delle colonne
Includi sempre le intestazioni delle colonne nella prima riga del tuo file. Cerca di dare alle colonne esattamente gli stessi nomi dei campi già esistenti in Positive User. Se il nome della colonna è identico al nome del campo, il sistema li abbinerà automaticamente durante l'importazione.
Codifica
Cos'è la codifica? La codifica indica al computer come interpretare i caratteri di testo nel tuo file. Il formato predefinito e altamente consigliato è UTF-8. Scegliere UTF-8 garantisce che caratteri speciali, accenti e simboli vengano importati correttamente senza trasformarsi in simboli casuali.
Separatore
Cos'è un separatore? Nei file CSV (Comma Separated Values), un separatore è il segno di punteggiatura utilizzato per dividere il testo in colonne distinte del foglio di calcolo. I separatori più comuni sono la virgola (,) o il punto e virgola (;).
Verifica come il tuo software di fogli di calcolo ha esportato il file e assicurati di sapere quale carattere divide i tuoi dati.
Campi multi-valore
Se una colonna contiene più valori (ad esempio, "Tag" o qualsiasi campo con tipo scelta fissa che consente più valori), separali usando il carattere pipe: "|"
Esempio: tag1|tag2|tag3
Se stai esportando da Excel, assicurati di impostare i formati dati corretti per ogni cella.
Vai su "Data" → "Importers" e scegli "Import Deals".
OPPURE
Vai nella sezione "Sales" → "Deals" e trova un pulsante freccia vicino a "New deal". Poi vai su "Import deals".
Carica o trascina il file con drag & drop.
Scegli la codifica adatta al tuo file. (UTF-8 è quella predefinita)
Scegli il separatore utilizzato nel tuo file.
Aggiungi tag se vuoi che vengano applicati alle opportunità di vendita.
Questo passaggio consiste nel mappare le intestazioni delle colonne del tuo file con i campi esistenti in Positive User.
Abbinamento automatico: se il nome della colonna nel tuo file è esattamente lo stesso del nome del campo nel sistema, verranno abbinati automaticamente.
Abbinamento manuale: per le colonne non abbinate, seleziona semplicemente il campo esistente corretto dal menu a discesa per collegarle.
Assicurati di collegare tutte le intestazioni delle colonne con i campi! Le colonne non abbinate non verranno importate!
Una volta che tutte le colonne del tuo file sono abbinate ai campi, clicca su "Next". Verrai reindirizzato al passaggio "Confirmation".
Nel passaggio "Confirmation", esamini il riepilogo dell'importazione e confermi il processo. Dopo la conferma, il sistema inizia a elaborare il tuo file.
Puoi monitorare il processo di importazione e verificare i risultati finali nella sezione "Import Results", dove vieni reindirizzato automaticamente.
Puoi visitare questa sezione in qualsiasi momento tramite il percorso "Data" → "Importers" → "Import Results".
Qui vedrai:
Stato dell'importazione (Started/Pending/Complete/Archived)
Data di creazione
Completato il
Tipo (che tipo di dati sono stati importati)
Creato da (membro del team che ha caricato il file)
Nome del file
Righe totali (dal tuo file)
Riuscite (numero finale di righe importate)
Non riuscite (mostra il numero di errori)
Se qualcosa va storto durante l'importazione, clicca sul nome del file per visualizzare un report dettagliato degli errori.
Per visualizzare i profili appena importati, vai su "Sales" → "Deals"→ vista tabella. Puoi filtrare le tue opportunità di vendita per i campi specifici o per il tag che hai allegato durante l'importazione per rivedere facilmente i dati importati.
Puoi utilizzare lo stesso processo di importazione per aggiornare le opportunità di vendita esistenti. Per aggiornare un'opportunità di vendita, il sistema deve riconoscerla tramite:
name
OPPURE
deal_id
