Puoi importare i task in Positive User da un file CSV o XLSX per organizzare il workflow del tuo team in modo più rapido ed efficiente. In questo modo eviti l'inserimento manuale dei dati e ti assicuri che ogni attività da svolgere sia correttamente assegnata e monitorata all'interno della piattaforma. In questo articolo scoprirai come preparare il tuo file e importare i task correttamente.
Per saperne di più sui task in Positive User, consulta i seguenti articoli:
Prima di iniziare, assicurati che il tuo file sia strutturato correttamente e di aver compreso come vengono memorizzati i dati in Positive User. La piattaforma utilizza sia campi standard (campi predefiniti come "nome" o "stato") sia campi personalizzati (campi che crei tu stesso).
Verifica/Crea i tipi di task: scegli tra i tipi di task esistenti oppure crea i tuoi per utilizzare l'ID nel file di importazione. Vai su "Settings" → "Workspace Settings" → "Sales" → "Task types".
Abbina i campi standard: se le colonne del tuo foglio di calcolo corrispondono ai campi standard, puoi importare il file immediatamente.
Crea campi personalizzati: se vuoi includere informazioni aggiuntive non supportate di default, dovrai prima creare i campi personalizzati corrispondenti. Segui i passaggi in "Come creare un campo personalizzato".
Verifica i tipi di dati: assicurati che ogni colonna abbia il tipo di valore del campo corretto. Ad esempio, se vuoi importare "Scoring", assicurati che il tuo campo sia di tipo intero. Se vuoi importare una "Data", imposta il campo come datetime. Consulta "Cos'è un campo" per i dettagli sui tipi di dati specifici.
Se vuoi assegnare i task importati a contatti/aziende/opportunità di vendita specifici, assicurati che questi oggetti esistano già nel workspace.
Prima di caricarlo, assicurati che il tuo file sia formattato correttamente. Se non sei sicuro di come dovrebbe essere il tuo file, puoi scaricare un template pronto all'uso direttamente dall'app cliccando sul pulsante "xlsx" o "csv" nella sezione "Data" → "Import".
Per ulteriori consigli sulla formattazione dei dati, consulta il nostro articolo dedicato.
Campi obbligatori
Devi avere un identificatore univoco per ogni task: può essere il nome del task.
name (nome univoco del task)
type (ID del tipo di task dalle "Workspace Settings")
datetime (scadenza in formato ISO 8601, ad es. 2027-07-28T15:49:29.407857Z)
duration (in minuti)
done (stato del task, dove "FALSE - in corso", "TRUE - completato")
done date (è un campo obbligatorio se scegli "done = true")
Per verificare l'ID del tipo di task esistente, vai su "Settings" → "Workspace Settings" → "Sales" → "Task types". Qui puoi anche creare tipi di task personalizzati.
Colonne aggiuntive (consigliate):
custom_id (se prevedi di aggiornare i task tramite importazione CSV in futuro)
person (contact_id del contatto a cui vuoi assegnare il task)
company (nome dell'azienda esistente a cui vuoi assegnare il task)
deal (deal_id dell'opportunità di vendita a cui vuoi assegnare il task)
assignee (nome e cognome del membro del team responsabile dell'opportunità di vendita)
description (un campo di testo che aggiunge ulteriore contesto al task)
+ i tuoi campi personalizzati creati in precedenza nell'app
Intestazioni delle colonne
Includi sempre le intestazioni delle colonne nella prima riga del tuo file. Cerca di dare alle colonne esattamente gli stessi nomi dei campi esistenti in Positive User. Se il nome della colonna è identico al nome del campo, il sistema li abbinerà automaticamente durante l'importazione.
Codifica
Cos'è la codifica? La codifica indica al computer come interpretare i caratteri di testo nel tuo file. Il formato predefinito e altamente consigliato è UTF-8. La scelta di UTF-8 garantisce che caratteri speciali, accenti e simboli vengano importati correttamente senza trasformarsi in simboli casuali.
Separatore
Cos'è un separatore? Nei file CSV (Comma Separated Values), un separatore è il segno di punteggiatura utilizzato per suddividere il testo in colonne distinte del foglio di calcolo. I separatori comuni sono la virgola (,) o il punto e virgola (;).
Controlla come il tuo software di fogli di calcolo ha esportato il file e assicurati di sapere quale carattere separa i tuoi dati.
Campi a valori multipli
Se una colonna contiene più valori (un campo del tipo scelta fissa con più valori consentiti), separali utilizzando il carattere pipe: "|"
Esempio: valore1|valore2|valore3
Se stai esportando da Excel, assicurati di impostare i formati dei dati corretti per ogni cella.
Vai su "Data" → "Importers" e scegli "Import Tasks".
OPPURE
Vai alla sezione "Sales" → "Tasks" e trova il pulsante freccia vicino a "New task". Poi clicca su "Import tasks".
Carica o trascina il file con il drag & drop.
Scegli la codifica adatta al tuo file. (UTF-8 è quella predefinita)
Scegli il separatore utilizzato nel tuo file.
Questo passaggio riguarda la mappatura delle intestazioni delle colonne del tuo file con i campi esistenti in Positive User.
Abbinamento automatico: se il nome della colonna nel tuo file è esattamente lo stesso del nome del campo nel sistema, verranno abbinati automaticamente.
Abbinamento manuale: per le colonne non abbinate, seleziona semplicemente il campo esistente corretto dal menu a tendina per collegarle.
Assicurati di collegare tutte le intestazioni delle colonne con i campi! Le colonne non abbinate non verranno importate!
Una volta abbinate tutte le colonne del tuo file con i campi, clicca su "Next". Verrai reindirizzato al passaggio "Confirmation".
Nel passaggio "Confirmation" esamini il riepilogo dell'importazione e confermi il processo. Dopo la conferma, il sistema inizia a elaborare il tuo file.
Puoi monitorare il processo di importazione e verificare i risultati finali nella sezione "Import Results", dove vieni reindirizzato automaticamente.
Puoi visitare questa sezione in qualsiasi momento tramite il percorso "Data" → "Importers" → "Import Results".
Qui vedrai:
Stato dell'importazione (Started/Pending/Complete/Archived)
Data di creazione
Completato il
Tipo (che tipo di dati è stato importato)
Creato da (membro del team che ha caricato il file)
Nome del file
Righe totali (dal tuo file)
Riuscite (numero finale di righe importate)
Fallite (mostra il numero di errori)
Se qualcosa va storto durante l'importazione, clicca sul nome del file per visualizzare un report dettagliato degli errori.
Per visualizzare i task appena importati, vai su "Sales" → "Tasks". Puoi filtrare i tuoi task in base a campi specifici per rivedere facilmente i dati importati.
Puoi utilizzare lo stesso processo di importazione per aggiornare i task esistenti. Per aggiornare un task, il sistema deve riconoscerlo tramite il "custom_id" del task. È l'unica opzione per riconoscere il task che esiste già nel workspace.
