Vous pouvez importer des opportunités dans Positive User à partir d’un fichier CSV ou XLSX pour remplir votre tunnel de vente plus rapidement. Cela vous évite de saisir les données à la main et vous permet de garder un CRM clair et bien organisé. Dans cet article, nous vous expliquons comment préparer votre fichier, notamment en renseignant correctement l’étape de chaque opportunité pour qu’elle soit bien positionnée dans votre tunnel de vente, sans perdre d’informations lors de l’import.
Avant de lancer l’import, assurez-vous que votre fichier est bien structuré et que vous comprenez comment la donnée est gérée dans Positive User. La plateforme repose à la fois sur des attributs standards (présents par défaut comme l’email ou le numéro de téléphone) et des attributs personnalisés (que vous créez selon vos besoins).
Créer des tunnels de vente : Chaque opportunité doit être importée dans une étape spécifique du tunnel de vente. Pour créer un tunnel de vente, allez dans “Paramètres” → “Paramètres de l'espace de travail” → “CRM” → “Pipelines”. Plus d’informations.
Correspondance avec les attributs standards : Si les colonnes de votre fichier sont des attributs standards, vous pourrez lancer l’import immédiatement.
Créer des attributs personnalisés : Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires non prises en charge par défaut, vous devrez d’abord créer les attributs personnalisés correspondants. Suivez les étapes de “Comment créer un attribut personnalisé ?“.
Vérifier les types de données : Vérifiez que chaque colonne correspond bien au bon type de donnée. Par exemple, un champ “Scoring” doit être de type integer (entier), tandis qu’une “Date” doit être au format datetime. Consultez l’article “Qu'est-ce qu'un attribut ?” pour plus de détails.
Avant d’importer votre fichier, assurez-vous qu’il est correctement formaté. Si vous n'êtes pas sûr de la structure à adopter, vous pouvez télécharger un modèle prêt à l'emploi directement depuis l'application en cliquant sur le bouton “xlsx” ou “csv” dans la section “Données” → “Importateurs”.
Pour en savoir plus, consultez notre article dédié au formatage des données.
Champs requis
Chaque opportunité doit avoir un identifiant unique. Il peut s’agir d’un nom ou d’un ID personnalisé (“deal_id”). Plusieurs opportunités peuvent avoir le même nom, mais pas le même deal_id.
Le fichier doit contenir les colonnes suivantes :
name / deal_id (identifiant unique de l’opportunité)
stage (ID d’une étape précise du tunnel de vente)
status (correspond au statut de l’opportunité. “1”=en cours / “2”=gagnée / “3”=perdue / “4”=archivée)
value (valeur estimée de l’opportunité au format numérique)
currency (devise, exemple : USD, EUR)
Colonnes additionnelles (recommandées) :
person (contact_id du contact à qui assigner l’opportunité)
company ID (l’ID de l’entreprise, si vous souhaitez assigner une opportunité à une entreprise)
assigned to (nom et prénom de l’utilisateur responsable de l’opportunité)
+ vos attributs personnalisés préalablement créés dans l'application.
En-têtes de colonnes
La première ligne de votre fichier doit toujours contenir les en-têtes de colonnes.
Essayez d’utiliser exactement les mêmes noms que les attributs existants dans Positive User. Si le nom de la colonne est identique au nom de l’attribut, le système les associera automatiquement lors de l’import.
Encodage
L’encodage indique à l’ordinateur comment interpréter les caractères présents dans votre fichier. Le format par défaut et recommandé est UTF-8. Cet encodage permet de s’assurer que les caractères spéciaux, les accents et les symboles seront correctement importés, sans être remplacés par des caractères incorrects.
Séparateur
Dans les fichiers CSV (Comma Separated Values), un séparateur est le signe de ponctuation utilisé pour séparer les données en différentes colonnes. Les séparateurs les plus courants sont la virgule (,) et le point-virgule (;).
Champs à valeurs multiples
Si une colonne contient plusieurs valeurs (par exemple “Tags” ou tout attribut de type choix fixe autorisant plusieurs valeurs), séparez-les avec le caractère pipe : “|”
Exemple : tag1|tag2|tag3
Accédez à “Données” → “Importateurs” sélectionnez “Importer des opportunités”.
OU
Accédez à “Ventes” → “Opportunités” → cliquez sur la flèche à côté du bouton “Nouvelle opportunité”, puis choisissez “Importer des opportunités”.
Importez votre fichier manuellement ou par glisser & déposer.
Choisissez l’encodage correspondant à votre fichier (UTF-8 est sélectionné par défaut).
Sélectionnez le séparateur utilisé dans votre fichier.
Ajoutez des tags aux tickets si nécessaire.
À cette étape, vous devez faire correspondre les en-têtes de colonnes de votre fichier avec les attributs existants dans Positive User.
Correspondance automatique : Si le nom d’une colonne est identique au nom d’un attribut dans le système, la correspondance sera faite automatiquement.
Correspondance manuelle : Pour les colonnes qui ne sont pas associées automatiquement, il suffit de sélectionner l’attribut correspondant dans le menu déroulant.
Une fois toutes les correspondances effectuées, cliquez sur “Suivant”. Vous serez redirigé vers l’étape “Confirmation”.
Lors de l’étape “Confirmation”, vous pouvez vérifier le récapitulatif de l’import avant de valider l’opération. Une fois l’import confirmé, le système commence à traiter votre fichier.
Vous pouvez suivre la progression de l’import et consulter les résultats dans la section “Résultats d’importation". Vous y serez redirigé automatiquement.
Cette section est également accessible à tout moment via “Données” → “Importateurs” → “Résultats d’importation”.
Vous y trouverez les informations suivantes :
Statut (commencé/en cours/terminé/archivé)
Crée le
Terminé le
Type (type de donnée importée)
Crée par (utilisateur ayant importé le fichier)
Nom du fichier
Total de lignes (dans votre fichier)
Réussi (nombre de lignes importées avec succès)
Échoué (nombre de lignes ayant échoué)
Pour consulter les opportunités importées, rendez-vous dans “Ventes” → “Opportunités” → vue tableau. Vous pouvez filtrer vos opportunités par attributs ou par tags afin de retrouver facilement les éléments importés.
Vous pouvez utiliser ce même processus pour mettre à jour des opportunités existantes. Pour cela, le système doit reconnaître l’opportunité via
son nom (“name”)
OU
son identifiant personnalisé (“deal_id”)
