Możesz importować zadania do Positive User z pliku CSV lub XLSX, aby szybciej i sprawniej organizować pracę swojego zespołu. Dzięki temu unikniesz ręcznego wprowadzania danych, a każde zadanie zostanie poprawnie przypisane i śledzone w platformie. W tym artykule dowiesz się, jak przygotować plik i prawidłowo zaimportować zadania.
Aby dowiedzieć się więcej o zadaniach w Positive User, sprawdź poniższe artykuły:
Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój plik jest poprawnie skonstruowany i że rozumiesz, w jaki sposób dane są przechowywane w Positive User. Platforma korzysta zarówno z atrybutów standardowych (wbudowanych pól, takich jak „nazwa" czy „status"), jak i atrybutów niestandardowych (pól, które tworzysz samodzielnie).
Sprawdź/utwórz typy zadań: Wybierz spośród istniejących typów zadań lub utwórz własne, aby użyć ich ID w pliku importu. Przejdź do „Ustawienia" → „Ustawienia workspace" → „Sprzedaż" → „Typy zadań".
Dopasuj atrybuty standardowe: Jeśli kolumny w Twoim arkuszu odpowiadają atrybutom standardowym, możesz od razu zaimportować plik.
Utwórz atrybuty niestandardowe: Jeśli chcesz dodać dodatkowe informacje, które nie są obsługiwane domyślnie, musisz najpierw utworzyć odpowiednie atrybuty niestandardowe. Postępuj zgodnie z instrukcjami w artykule „Jak utworzyć atrybut niestandardowy".
Zweryfikuj typy danych: Upewnij się, że każda kolumna ma poprawny typ wartości atrybutu. Na przykład, jeśli chcesz zaimportować „Scoring", upewnij się, że Twój atrybut jest typu integer. Jeśli chcesz zaimportować „Datę", ustaw atrybut jako datetime. Zajrzyj do artykułu „Czym jest atrybut", aby poznać szczegóły dotyczące konkretnych typów danych.
Jeśli chcesz przypisać zaimportowane zadania do konkretnych kontaktów/firm/szans sprzedaży, upewnij się, że te obiekty już istnieją w workspace.
Przed wgraniem pliku upewnij się, że jest on poprawnie sformatowany. Jeśli nie masz pewności, jak powinien wyglądać, możesz pobrać gotowy szablon bezpośrednio z aplikacji, klikając przycisk „xlsx" lub „csv" w sekcji „Dane" → „Import".
Aby znaleźć więcej wskazówek dotyczących formatowania danych, sprawdź nasz dedykowany artykuł.
Pola wymagane
Każde zadanie musi mieć unikalny identyfikator – może nim być nazwa zadania.
name (unikalna nazwa zadania)
type (ID typu zadania z „Ustawień workspace")
datetime (termin w formacie ISO 8601, np. 2027-07-28T15:49:29.407857Z)
duration (w minutach)
done (status zadania, gdzie „FALSE – w trakcie", „TRUE – wykonane")
done date (to pole jest obowiązkowe, jeśli wybierzesz „done = true")
Aby sprawdzić ID istniejącego typu zadania, przejdź do „Ustawienia" → „Ustawienia workspace" → „Sprzedaż" → „Typy zadań". Tutaj możesz również utworzyć własne typy zadań.
Dodatkowe (zalecane) kolumny:
custom_id (jeśli planujesz w przyszłości aktualizować zadania przez import CSV)
person (contact_id kontaktu, do którego chcesz przypisać zadanie)
company (nazwa istniejącej firmy, do której chcesz przypisać zadanie)
deal (deal_id szansy sprzedaży, do której chcesz przypisać zadanie)
assignee (imię i nazwisko członka zespołu odpowiedzialnego za szansę sprzedaży)
description (pole tekstowe dodające więcej kontekstu do zadania)
+ Twoje atrybuty niestandardowe wcześniej utworzone w aplikacji
Nagłówki kolumn
Zawsze umieszczaj nagłówki kolumn w pierwszym wierszu pliku. Postaraj się nadać kolumnom dokładnie takie same nazwy, jakie mają istniejące atrybuty w Positive User. Jeśli nazwa kolumny będzie identyczna z nazwą atrybutu, system automatycznie dopasuje je podczas importu.
Kodowanie
Czym jest kodowanie? Kodowanie określa komputerowi, jak interpretować znaki tekstowe w Twoim pliku. Domyślnym i zdecydowanie zalecanym formatem jest UTF-8. Wybór UTF-8 sprawia, że znaki specjalne, akcenty i symbole zostaną poprawnie zaimportowane i nie zamienią się w przypadkowe znaki.
Separator
Czym jest separator? W plikach CSV (Comma Separated Values) separator to znak interpunkcyjny używany do podziału tekstu na osobne kolumny arkusza. Najczęściej używane separatory to przecinek (,) lub średnik (;).
Sprawdź, jak Twoje oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych wyeksportowało plik i upewnij się, że wiesz, jaki znak rozdziela Twoje dane.
Pola wielowartościowe
Jeśli jedna kolumna zawiera wiele wartości (atrybut typu fixed choice z możliwością wyboru wielu wartości), oddziel je znakiem pionowej kreski: „|"
Przykład: wartość1|wartość2|wartość3
Jeśli eksportujesz z Excela, upewnij się, że ustawiłeś poprawne formaty danych dla każdej komórki.
Przejdź do „Dane" → „Importery" i wybierz „Importuj zadania".
LUB
Przejdź do sekcji „Sprzedaż" → „Zadania" i znajdź przycisk ze strzałką obok „Nowe zadanie". Następnie kliknij „Importuj zadania".
Wgraj plik lub przeciągnij go metodą drag&drop.
Wybierz kodowanie odpowiednie dla Twojego pliku. (Domyślnym jest UTF-8)
Wybierz separator użyty w Twoim pliku.
Na tym etapie należy zmapować nagłówki kolumn z Twojego pliku z istniejącymi atrybutami w Positive User.
Automatyczne dopasowanie: Jeśli nazwa kolumny w Twoim pliku jest dokładnie taka sama jak nazwa atrybutu w systemie, zostaną one dopasowane automatycznie.
Ręczne dopasowanie: Dla niedopasowanych kolumn po prostu wybierz odpowiedni istniejący atrybut z menu rozwijanego, aby je połączyć.
Upewnij się, że wszystkie nagłówki kolumn zostały połączone z atrybutami! Niedopasowane kolumny nie zostaną zaimportowane!
Gdy wszystkie kolumny z Twojego pliku zostaną dopasowane do atrybutów, kliknij „Dalej". Zostaniesz przekierowany do kroku „Potwierdzenie".
W kroku „Potwierdzenie" przeglądasz podsumowanie importu i potwierdzasz cały proces. Po potwierdzeniu system rozpoczyna przetwarzanie Twojego pliku.
Możesz monitorować proces importu i sprawdzić ostateczne wyniki w sekcji „Wyniki importu", do której zostaniesz automatycznie przekierowany.
Możesz wejść do tej sekcji w dowolnym momencie ścieżką „Dane" → „Importery" → „Wyniki importu".
Tutaj zobaczysz:
Status importu (Started/Pending/Complete/Archived)
Datę utworzenia
Datę zakończenia
Typ (jaki rodzaj danych został zaimportowany)
Utworzone przez (członek zespołu, który wgrał plik)
Nazwę pliku
Łączną liczbę wierszy (z Twojego pliku)
Powodzenie (ostateczna liczba zaimportowanych wierszy)
Niepowodzenie (pokazuje liczbę błędów)
Jeśli podczas importu coś pójdzie nie tak, kliknij nazwę pliku, aby zobaczyć szczegółowy raport błędów.
Aby zobaczyć nowo zaimportowane zadania, przejdź do „Sprzedaż" → „Zadania". Możesz filtrować zadania według konkretnych atrybutów, dzięki czemu łatwo przejrzysz zaimportowane dane.
Możesz wykorzystać ten sam proces importu do aktualizacji istniejących zadań. Aby zaktualizować zadanie, system musi je rozpoznać po „custom_id" zadania. To jedyna opcja rozpoznania zadania, które już istnieje w workspace.
